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Validación de datos en Excel

Validación de datos en Excel

Validación de datos en Excel

Cuando trabajamos en entornos de oficina donde una hoja de Excel es compartida por varias personas  y cada una de ellas realiza labores diferentes sobre la hoja entonces es fundamental facilitar la entrada de datos de manera que se eviten los fallos de mecanografía es lo que se conoce como validación de datos en Excel. Además podemos preestablecer de partida mediante la validación de datos una nomenclatura común de cara a convertir los ficheros en estructuras de información homogénea. Por ejemplo si estamos trabajando con una columna en la que varias personas actualizan “fechas” estaremos entonces de acuerdo en que el preestablecer de partida como se rellenan esas fechas es un factor importante para evitar errores.

Validación de datos en Excel

Se puede ajustar como se rellenan los datos en cada celda y presentar un mensaje por pantalla a la persona que rellena la celda cuando intenta introducir un valor fuera del estándar predefinido. De esta manera todos los que trabajaran con la hoja de Excel compartida utilizarán un criterio común en el rellenado de datos gracias a la validación de datos en Excel.  Por ejemplo mediante la validación de datos en Excel se pueden definir reglas para introducir números dentro de unos umbrales (números mayores que 0 y menores que 10), listas de valores estáticas, fechas entre unos rangos determinados (fechas entre el 01-01-2017 y 31-12-2017), horas concretas (09:00 y 19:00), cadenas de texto con un máximo y mínimos de caracteres e incluso podremos predefinir una función que evalúe el dato introducido y en base a algún criterio permita que se escriba o no. Para acceder a la validación de datos en Excel tendremos que hacer clic sobre el menú “Datos” y después sobre la opción “Validación de datos”.

Validación de datos en Excel

Ajustes

Dentro del menú de validación de datos entonces encontraremos tres pestañas. Nos detenemos ahora en la primera de ellas. “Configuración”. Y veremos un ejemplo de validación de datos en Excel para cada una de las opciones del menú desplegable.

  • Cualquier valor:  No existe validación de datos. Es el estado por defecto definido para todas las celdas de Excel.
  • Número entero: Utilizaremos ésta validación de datos cuando necesitamos que se rellene una celda con un valor entero y no decimal. Por ejemplo el campo “Edad”. Podemos definir que se introduzcan valores comprendidos entre 1 y 110 años.

Validación de datos en Excel

 

  • Número decimal: Con los números decimales se sigue el mismo procedimiento que con los números enteros. Sin embargo Excel nos mostrará un error cuando el dato introducido sea diferente a un número decimal.Un ejemplo puede ser el formatear toda una columna para que nos rellenen los porcentajes de descuento de un determinado producto o servicio.

Validación de datos en Excel

  • Lista: El ejemplo de validación de datos en Excel con uso de listas es el más extendido y además el más vistoso. Nos permite dentro de una celda mostrar un desplegable que muestre diferentes valores y la persona que rellena la celda tendrá que seleccionar uno de esos valores. Evitando así cualquier tipo de error en la mecanografía. Además se utiliza para preparar listas enlazadas en Excel combinado con el uso de la función indirecto en Excel. El efecto que se conseguido tras aplicar esta validación de datos en un listado desplegable que como hemos mencionado evita que la persona que rellena la hoja de datos introduzca textos y así ayudaremos a que no se cometan errores de escritura.

Validación de datos en ExcelValidación de datos en Excel

 

  • Fechas: El caso de fechas al igual que ejemplos anteriores obligará a que los datos que se rellenen se encuentren entre dos fechas predefinidas. Si po
    r ejemplo solo se pueden rellenar fechas de un trimestre o un año concreto esta validación de datos en Excel cubrirá nuestras necesidades.Validación de datos en Excel
  • Horas: En el caso de las fechas podremos definir una horquilla de tiempo entre las 9:00 am y las 19:00 de la tarde si por ejemplo nos referimos a un horario de atención o un horario en el que nuestros comerciales se desplazan a realizar visitas a los clientes.    Validación de datos en Excel
  • Texto de un número determinado de caracteres: Para esta validación y como su nombre indica lo que se controla es que no se introduzcan cadenas de caracteres superiores a un determinado número de letras. Pero también podemos usarlo para obligar a que al menos se escriba una palabra o un texto mínimo.
  • Personalizado: Es el último y más complejo de todos los sistemas de validación de datos. En este tipo de validación se comprueba el valor introducido en la celda mediante una función de Excel (Ojo! Solamente aquellas funciones o fórmulas cuya salida o resultado sea valor verdadero o falso) y si se cumple la condición definida en la fórmula o función entonces se permitirá el dato introducido. Por ejemplo si queremos validar que solo se introduzcan valores enteros mayores o iguales a 0 podremos utilizar la siguiente validación de datos en Excel personalizada.

 

Redondear con un círculo datos no válidos

Gracias a la herramienta redondear con un círculo podremos averiguar dentro de nuestra hoja de cálculo que celdas no cumplen las reglas de validación de datos.

Hemos visto que cuando una celda esta vacía y previamente se ha aplicado sobre ella una regla de validación de datos entonces a la hora de rellenar esa celda la regla deberá ser cumplida. Sin embargo si aplicamos reglas de validación de datos en hojas de Excel que ya tenían datos en las celdas Excel permite que esos datos permanezcan en su celda original y no se estará aplicando la regla de validación de datos. Entonces, ¿Cómo podemos averiguar que datos de los que ya estaban cargados en la hoja incumplen las reglas de validación que hemos creado?

Gracias a redondear con un círculo los datos no válidos podremos resaltar aquellos datos que no cumplen con la validación que hubiéramos aplicado. Seleccionaremos todo el rango sobre el que hemos creado las reglas de validación de datos en Excel y seguidamente seleccionamos la opción “Marcar con un circulo los datos inválidos”

Validación de datos en Excel

Como resultado veremos en nuestro fichero de Excel todos aquellos datos que estaban precargados en la hoja de Excel y que no cumplen con las normas que hemos establecido en validación de datos.

Validación de datos en Excel

Podemos hacer desaparecer los círculos en la opción “Eliminar círculos de validación.”

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