Filtros en Excel ampliando el concepto de filtro

Ampliando filtros en Excel

Los filtros en Excel nos permiten segmentar información dentro de la hoja de cálculo.

Un filtro es un tamiz, una pequeña depuradora que separa datos concretos del resto de datos.

Pero para explotar el máximo potencial de los filtros en Excel es necesario que la información se encuentre correctamente estructurada dentro de la hoja de cálculo. ¿Y qué significa esto?

Básicamente se precisa que los datos estén escritos en columnas y que cada columna este encabezada por una etiqueta o nombre que defina claramente los datos que aparecen bajo ella. Vemos un ejemplo sencillo a continuación.

Nos fijamos en la columna A. La primera etiqueta o contenido de la celda A1 contiene el texto “COMUNIDAD AUTONOMA” y debajo de ella aparecen comunidades autónomas. En concreto Castilla la Mancha. Lo mismo sucede con la columna B. La primera celda de la columna B contiene la etiqueta “PROVINCIA” y bajo ella solo aparecen provincias. Lo mismo sucede con “POBLACION”, etc…

Los filtros en Excel se aplican a nivel columna. Este detalle es muy importante. Si bien hemos dicho que los datos deben estructurarse en columnas y que cada columna debe tener una etiqueta que defina claramente la información que aparece a continuación también es importante comprender que las distintas columnas definen características de un mismo elemento leído en fila. Veamos un ejemplo para aclarar este concepto.

Para la Comunidad de Madrid y en su única provincia Madrid existen diferentes poblaciones. En concreto nos fijamos en “Alpedrete”.  Entonces vemos como en la fila 4413 de Excel todos los datos que aparecen se refieren a este pueblo. En la columna A vemos como Alpedrete pertenece a la Comunidad de Madrid, la columna B nos dice la provincia a la que pertenece, la columna C el nombre de esta población y finalmente D, E y F nos da las cifras de población de Alpedrete de mujeres, hombres y la suma de ambas.

Resumiendo: los datos de una fila son relativos a un dato “principal” en este caso Alpedrete.

Haciendo el mismo ejercicio podemos ver como en la fila 732, “Cabeza del Buey”, pueblecito de la provincia de Badajoz y de la comunidad de Extremadura tiene 5065 habitantes en el padrón de 2016. Así que los datos de la fila son relativos a “Cabeza del Buey” y cada columna bajo su etiqueta descriptiva define un atributo del pueblo. Provincia a la que pertenece, población de mujeres, población de hombres, etc…

Entonces partiendo de un fichero correctamente estructurado podremos aplicar filtros en Excel a nivel columna. El filtro siempre se aplica sobre la etiqueta que define los datos de la columna. Pero como hemos visto los datos de una columna son características o atributos de un dato principal. Por lo tanto los atributos del dato principal podrán ser textos, como por ejemplo eran los nombres de las provincias, o podrán ser numéricos como por ejemplo el número de empadronados de una determinada población.

Si trabajamos con un fichero de vacaciones de empleados entonces una columna podrá contener fechas de incorporación o fechas de inicio de vacaciones. Incluso en alguna ocasión las celdas de una columna pueden tener distintos colores.

Para cada uno de esos criterios podremos aplicar un filtro específico. Así que veremos detalles para cada tipo de filtro:

• Filtro de texto
• Filtro de número
• Filtro de fecha
• Filtro de color

Averigua lo que Microsoft explica de los filtros en Excel en este enlace.