Iván Antona Fernández     +34 644 44 69 15      ivan.antona@tecnoexcel.es            

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Listas personalizadas en Excel. Crear, ordenar, modificar listas personalizadas Excel.

Qué son las listas personalizadas en Excel


Las listas personalizadas en excel son conjuntos de datos que siguen algún tipo de orden. Así por ejemplo las listas personalizadas más comúnmente utilizadas son los meses del año, los días de la semana, los puntos cardinales, calificaciones de estudiantes, etc…

Excel trae algunas listas personalizadas por defecto incluidas. En la imagen se muestran algunas de ellas.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Crear listas personalizadas en Excel


Podemos crear nuestras listas personalizadas para trabajar con ellas en Excel. Desde el menú “File” o “Archivo” en la versión de Excel 2010 y haciendo clic sobre “Options” u “Opciones” y a continuación en “Advanced” o “Avanzado”. Debemos localizar “Edit Custom Lists…” o “Editar listas personalizadas”.

Una vez dentro del asistente y haciendo clic sobre “Add” o “Añadir” se puede introducir los elementos de una lista personaliza. Cada vez que incluimos un elemento de la lista pulsaremos la tecla entrar para que nos coloque el elemento en una nueva línea. Así por ejemplo añadiremos los puntos cardinales para mostrar el procedimiento.

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Ordenar mediante listas personalizadas en Excel


Las listas personalizadas pueden ser de utilidad para ordenar información que queremos representar en un gráfico.

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Si nos fijamos en el gráfico de la imagen podemos observar que los datos aparecen representados pero los meses están ordenados alfabéticamente. Este tipo de ordenación no nos da una visión sencilla de la realidad. Para nuestro ejemplo habría sido mucho más visual representar en primer lugar Enero, después Febrero, y así sucesivamente. De esta manera cuando observáramos el gráfico tendríamos una visión más sencilla sobre la evolución de las ventas realizadas por Alfredo a lo largo del año.

Para poder ordenar los datos “mensualmente” vamos a hacer uso de una lista personalizada que ya existe en nuestra hoja de cálculo. Si no existiera tendríamos que crearla como se indica en los apartados anteriores.

El primer paso es seleccionar la lista que deseamos ordenar. Y después tendremos que utilizar la herramienta de ordenación que se encuentra en la cinta de opciones.

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Una vez que accedemos al asistente de ordenación debemos elegir una ordenación personalizada. Una vez que hemos elegido el campo (etiqueta de columna o encabezado) por el que deseamos ordenar la lista elegiremos “Lista personalizada” o “Custom List”

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Y una vez dentro de las listas personalizadas podremos elegir nuestra lista de meses. También podríamos crear desde este punto la lista si es que no existiese.

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Elegiremos la lista que deseamos utilizar y haciendo clic en OK podremos comprobar como nuestros datos se han ordenado siguiendo la estructura de la lista personalizada. El resultado final nos ofrece una visión sobre las ventas de nuestro vendedor “Alfredo” mucho más fácil de interpretar ya que los datos del gráfico se muestran ordenados cronológicamente.

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Iván Antona

Especialista formación Microsoft Excel en Madrid para empresas.

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