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Función Encontrar en Excel.

Función Encontrar en Excel. Para qué sirve.

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto. Es  muy parecida a la función extraer pero en este caso simplemente localiza el texto dentro de la cadena más larga que le indiquemos y nos devolverá la posición donde comienza el texto buscado.

Si deseamos encontrar “LARIN” dentro de la cadena de texto otorrinolaringología la función encontrar nos devolverá el valor 9. Puesto que es en esa posición donde empieza la sub cadena “LARIN”.

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto.

Esta función por si sola parece ser poco útil. Pero combinada con otras funciones de Excel tiene un grandisimo potencial

Función encontrar en Excel. Argumentos.

Como la mayoría de funciones de Excel, encontrar, necesariamente precisa de varios argumentos. En este caso en concreto precisa que se le indiquen tres argumentos.

  • Texto buscado: Cadena de texto buscada. En el ejemplo anterior “LARIN” hay que tener en cuenta que esta función diferencia mayúsculas de minúsculas. No es lo mismo “LARIN” que “larin” o “Larin”.
  • Dentro del texto: Cadena de texto completa en la que realizaremos la búsqueda. En el ejemplo anterior se trata de la cadena “OTORRINOLARINGOLOGIA”.
  • Empezando en la posición: Es la posición desde donde comenzará la búsqueda. Es un argumento opcional. Si no se rellena se establece por defecto a 1, es decir, comenzará a buscar al inicio de la cadena de texto. Aunque se rellene este argumento la función siempre devuelve la posición desde el inicio de la cadena.

Función encontrar en Excel. Ejemplo.

Tenemos que localizar “LARIN” como en el ejemplo inicial dentro de la cadena “OTORRINOLARINGOLOGIA”. Esta cadena se encuentra en la celda F1. El resultado lo veremos en la celda F2.

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto.

Función encontrar en Excel en inglés.

La función encontrar en Excel se utiliza en inglés como FIND(Find_Text;Within_Text;Start_num).

Listas personalizadas en Excel. Crear, ordenar, modificar listas personalizadas Excel.

Qué son las listas personalizadas en Excel


Las listas personalizadas en excel son conjuntos de datos que siguen algún tipo de orden. Así por ejemplo las listas personalizadas más comúnmente utilizadas son los meses del año, los días de la semana, los puntos cardinales, calificaciones de estudiantes, etc…

Excel trae algunas listas personalizadas por defecto incluidas. En la imagen se muestran algunas de ellas.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Crear listas personalizadas en Excel


Podemos crear nuestras listas personalizadas para trabajar con ellas en Excel. Desde el menú “File” o “Archivo” en la versión de Excel 2010 y haciendo clic sobre “Options” u “Opciones” y a continuación en “Advanced” o “Avanzado”. Debemos localizar “Edit Custom Lists…” o “Editar listas personalizadas”.

Una vez dentro del asistente y haciendo clic sobre “Add” o “Añadir” se puede introducir los elementos de una lista personaliza. Cada vez que incluimos un elemento de la lista pulsaremos la tecla entrar para que nos coloque el elemento en una nueva línea. Así por ejemplo añadiremos los puntos cardinales para mostrar el procedimiento.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Ordenar mediante listas personalizadas en Excel


Las listas personalizadas pueden ser de utilidad para ordenar información que queremos representar en un gráfico.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Si nos fijamos en el gráfico de la imagen podemos observar que los datos aparecen representados pero los meses están ordenados alfabéticamente. Este tipo de ordenación no nos da una visión sencilla de la realidad. Para nuestro ejemplo habría sido mucho más visual representar en primer lugar Enero, después Febrero, y así sucesivamente. De esta manera cuando observáramos el gráfico tendríamos una visión más sencilla sobre la evolución de las ventas realizadas por Alfredo a lo largo del año.

Para poder ordenar los datos “mensualmente” vamos a hacer uso de una lista personalizada que ya existe en nuestra hoja de cálculo. Si no existiera tendríamos que crearla como se indica en los apartados anteriores.

El primer paso es seleccionar la lista que deseamos ordenar. Y después tendremos que utilizar la herramienta de ordenación que se encuentra en la cinta de opciones.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Una vez que accedemos al asistente de ordenación debemos elegir una ordenación personalizada. Una vez que hemos elegido el campo (etiqueta de columna o encabezado) por el que deseamos ordenar la lista elegiremos “Lista personalizada” o “Custom List”

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Y una vez dentro de las listas personalizadas podremos elegir nuestra lista de meses. También podríamos crear desde este punto la lista si es que no existiese.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Elegiremos la lista que deseamos utilizar y haciendo clic en OK podremos comprobar como nuestros datos se han ordenado siguiendo la estructura de la lista personalizada. El resultado final nos ofrece una visión sobre las ventas de nuestro vendedor “Alfredo” mucho más fácil de interpretar ya que los datos del gráfico se muestran ordenados cronológicamente.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Constante, variable, campo calculado en excel.

Qué es una constante variable en Excel

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos: constante, variable y campo calculado. Estos datos normalmente estarán contenidos en celdas. Para acceder a esos contenidos haremos uso de las referencias relativa, referencia absoluta o referencia mixta.

Constante, variable, campo calculado en excel.


Constantes en Excel: Aquellos valores que no cambian a lo largo de la vida de nuestra hoja de calculo. Por ejemplo el IVA

– Variables en Excel: Son valores que a diferencia de las constantes si que cambian. Por ejemplo el valor de las ventas que realiza un comercial mensualmente.

Campos calculados en Excel: Decimos que un campo es calculado cuando es resultado de una operación previa. Por ejemplo el salario anual de una persona que cobra 1200€ al mes en 14 pagas. Diremos que el campo calculado será igual a 1200€ x 14. Un campo calculado también se define como la celda o rango resultado o salida de una función de Excel.

Ejemplos Constante, variable, campo calculado en Excel.


En primer lugar el ejemplo del IVA. Encontramos en una hoja de cálculo una serie de productos sin IVA y queremos actualizar su precio final como precio más el precio con el IVA. Las constantes están muy fuertemente relacionadas con las referencias de tipo absoluto. Es decir con el formato $A$1 que hemos obtenido presionando F4. Y es así porque el valor no cambia a lo largo de la vida útil de la hoja. Es por ello que son constantes.

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos, constante, variable y campo calculado

Podemos entender como variable el número de unidades vendidas. Por ejemplo en la primera fila (fila 2) podemos observar que el número de unidades vendidas es 5. Este dato es un valor variable. Cambia en cada fila. Dependerá de factores no controlables. A diferencia de las constantes que no cambian este dato puede variar y no podemos fijarlo. No debemos usar referencias absolutas con este tipo de datos.

En último lugar tenemos el Total como «Campo calculado» resultado de sumar al Subtotal el importe del IVA. Diremos que un campo es calculado cuando su resultado se obtiene de realizar alguna operación con otros valores de la hoja de cálculo.

Referencia mixta en excel

Finalmente la referencia mixta en excel se conoce como la mezcla de las dos referencias anteriores la referencia relativa y la referencia absoluta. Recapitulando podemos fijar en nuestros cálculos el valor de una celda presionando F4 esto nos aplica el símbolo “$” delante de las coordenadas de nuestra celda. El resultado de una celda fijada sería $A$2 lo que indica que hemos fijado la coordenada de fila y la coordenada de columna.

Referencia mixta en excel  aplicando con F4


En una referencia mixta en excel podemos fijar solo una componente de las 2 que forman la dirección de una celda. Por ejemplo:

  • $A2 Podemos fijar la componente de columna.
  • A$2 Podemos fijar la componente de fila.

Para fijar una celda hemos visto que había que presionar la tecla F4 cuando la incluimos en nuestros cálculos. Para activar una referencia mixta en excel también presionaremos F4 pero en este caso varias veces, de tal forma que iremos viendo cómo los símbolos de “$” se van aplicando o bien a la columna o bien a la fila o a todo.$F4, $F$4, F$4.

Con una simple pulsación de la tecla F4, se fijaran la columna y fila.  Con dos pulsaciones de F4  solo se fijará la fila, en el caso de presionar 3 veces la tecla F4 se fijará la columna. Finalmente presionando cuatro veces a F4 desaparecen los símbolos de “$” y volvemos al modo referencia relativa. Veamos dos ejemplos en los que toma sentido fijar o bien la fila o la columna en un cálculo.

En el primer ejemplo queremos averiguar cuánto dinero hemos ganado tras haber impartido una serie de formaciones que se muestran en la siguiente tabla. Para cada curso en un trimestre calcularemos el número de matrículas por el precio del tipo de matrícula. Por ejemplo en B16 tendremos B4*B9 y en C17 tendremos C5*A10. Se puede observar que el precio por hora de las modalidades “Básico”, “Avanzado” y “Financiero” se encuentran en una la columna B y se pueden interpretar como constantes.

Referencia mixta en excel se conoce como la mezcla de dos referencias la referencia relativa en excel y la referencia absoluta en excel.

Para este ejemplo nos posicionaremos en B16 y formularemos nuestro cálculo como el producto de B4 * B9. De esta forma cuando copiemos la fórmula y la peguemos en B17, B18, C16, C17, C18, D16, D17 y D18 al avanzar hacia la derecha y hacia abajo la celda B4 avanzará siguiendo la referencia relativa. Sin embargo el segundo término de la expresión el cuál fijamos de forma mixta solo avanzará cuando nos desplacemos hacia abajo, se mantendrá fijo en su columna sin avanzar.

=B4*$B9

Referencia mixta en excel se conoce como la mezcla de dos referencias la referencia relativa en excel y la referencia absoluta en excel.

Podemos concluir diciendo lo siguiente: Si tenemos una serie de valores fijos “constantes” en un vector fila o en un vector columna. Entonces podremos fijarlos de forma mixta en nuestros cálculos. Si los datos se encuentran en “fila” entonces fijaremos la fila posicionando el “$” delante de la segunda coordenada de nuestra referencia por ejemplo A$2. Si los datos que deseamos fijar se encuentran en una columna entonces fijaremos la letra de nuestra coordenada por ejemplo $A2. Finalmente si lo que deseamos es fijar una celda y solo esa celda fijaremos ambas coordenadas por ejemplo $A$2.

Por último presentamos el caso clásico de la tabla de multiplicar en la que utilizaremos tanto la referencia mixta en excel para fijar una fila como para fijar una columna en la misma operación. Partimos de la siguiente tabla:

Referencia mixta en excel se conoce como la mezcla de dos referencias la referencia relativa en excel y la referencia absoluta en excel.

Se desea que en la celda B2 figure el resultado de A2*B1 o lo que es lo mismo 1×1, en la celda D4 deseamos que aparezca el resultado de A4*D3 o lo que es lo mismo 3×3. En definitiva queremos configurar una tabla de multiplicar. Vemos que el primer término de nuestra expresión se encuentra en la fila 1.

B1=1

C1=2

J1=9

Podemos decir que se encuentran ubicados en una fila de constantes. No obstante el segundo término de la expresión se encuentra ubicado en la columna A Los datos son constantes en una columna.

A2=1

A3=2

A11=10

Aplicando este razonamiento si nos situamos en B2 podemos escribir nuestra expresión como:

=B$1*$A2 donde hemos fijado la fila del primer término y la columna del segundo.

Referencia mixta en excel se conoce como la mezcla de dos referencias la referencia relativa en excel y la referencia absoluta en excel.

 

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que suele encontrarse dentro del paquete Microsoft Office. Se dice que es un programa del tipo hoja de cálculo, es decir, un programa en el que podemos distribuir información en hojas  y realizar cálculos matemáticos sobre los datos contenidos en esas hojas. Es utilizado en casi todos los entornos laborales, por ejemplo:

  • Financieros: para elaborar informes anuales de cuentas, proyecciones,     balances, modelos financieros…
  • Recursos humanos: para elaborar listados de empleados, programas de formación, calendarios laborales…
  • Operaciones: para elaborar turnos de trabajo, modelos de producción, cuadrantes…
  • Dirección: para elaborar cuadros de mando, planos estratégicos…
  • Oficinas de proyectos: Para elaborar informes de rendimiento, asignación de tareas…

La primera versión del software se presento en 1985 para Apple Mac y se denominó «Excel 1.0» Para Microsoft Windows la primera versión en presentarse que se denominaría como «Excel 2.0» se presentó en 1987. Después algunas versiones se han ido solapando en numeración para las dos versiones de sistemas operativos mas utilizados en el mercado. A partir de 1995 se fueron presentando versiones dentro del paquete Office donde a parte de la hoja de cálculo existen otros programas ofimáticos para redacción de textos, realizar presentaciones o crear bases de datos.

Las versiones más conocidas para Microsoft Excel para Windows son:


Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

  • Excel 95 como parte de Office 95
  • Excel 97 como parte del paquete Office 97
  • Excel 2000 como parte de Office 2000
  • Excel 2003 como parte de Office 2003
  • Excel 2007 como parte de Office 2007
  • Excel 2010 como parte de Office 2010
  • Excel 2013 como parte de Office 2013

Ya se ha presentado Office 2016 y  la nueva versión 2016.

A día de hoy lo más extendido en entornos laborales es la versión  2010 si bien es cierto que algunas compañías mantienen versiones anteriores como 2007.

Es recomendable mantenerse en versiones iguales o por encima de 2010 ya que estas nuevas versiones mejoran y corrigen fallos conocidos además de proveer de herramientas cada vez más potentes.

«Lo que sabemos es una gota de agua. Lo que ignoramos es el océano»

Isaac Newton