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Unificar nombres y categorías en Excel

Ya viste la suciedad. Ahora hay que poner un solo nombre a cada cosa. No es “encontrar y reemplazar” veinte veces. Es una tablita al lado: lo que hay → lo que vale.

Esa tablita se llama diccionario. Sin ella, cada viernes vuelves a discutir si Oficina y Oficinas son lo mismo.

Qué unificar (y qué no)

Sí: cliente, comercial, zona, categoría, estado, producto. Las columnas que van al informe.

No: observaciones, números de pedido, textos libres. Ahí el caos no mueve el euro.

El diccionario, a lo bruto

Dos columnas. Nada más.

Sucio              Bueno ANA PEREZ          Ana Pérez ana  pérez         Ana Pérez Ana Perez          Ana Pérez Oficinas           Oficina OK                 Cerrado CERRADO            Cerrado PEND               Pendiente

Una fila por variante. El valor bueno se escribe siempre igual: misma tilde, mismo espacio. Tú lo decides una vez. El chat no legisla.

Que el chat te arme el borrador

Cuando la lista de variantes es larga, pega la columna (valores únicos, no las 2.000 filas) y pide:

Te pego los valores distintos de la columna Cliente. Devuélveme una tabla de dos columnas: Sucio | Bueno. Agrupa variantes obvias. Si no estás seguro, deja Bueno vacío. No inventes clientes nuevos.

Revisas los vacíos. Completas. Ese archivo se guarda. Es activo de la oficina, no un chat del jueves.

Cómo se llega a esa lista de variantes está en

Detectar datos sucios en Excel y en Limpiar datos en Excel con ChatGPT.

Aplicarlo en Excel, sin magia

1. Hoja Diccionario con Sucio y Bueno.
2. En la hoja de pedidos, columna nueva Cliente_limpio.
3. =BUSCARV(A2;Diccionario!A:B;2;FALSO) — o BUSCARX si ya estás en 365. Si no hay coincidencia, que se vea el error. No lo tapes con SI.ERROR el primer día: el error es el mapa de lo que falta en el diccionario.
4. Cuando BUSCARV ya no falle, esa columna es la que usa la tabla dinámica. La sucia se queda por si acaso.

No pidas al chat “devuélveme las 2.000 filas ya limpias”. Un decimal cambiado no se ve. El diccionario sí se audita.

Estados: el caso que más duele

Cerrado, OK, CERRADO, Listo, PEND, Pendiente, Abierto. El informe de “cuánto hemos cerrado” es un campo de minas. Unifica estado antes que cliente. El jefe pregunta por euros, no por la grafía de Ana.

Práctica

En la tabla sucia del ejemplo, el Prompt 2 pide exactamente este diccionario. Los 10 prompts:

10 prompts para el informe del viernes

Botón:

Quiero los 10 prompts

Antes de limpiar hay que verlo. La tabla dinámica no avisa. Suma Madrid y Madird como dos zonas y te quedas tan ancho.

Detectar sucio es un inventario. No es “arreglar la hoja”. Si saltas este paso, ChatGPT te reescribe 200 filas y tú no sabes qué cambió.

Los seis sitios donde se esconde

1. 12/03/2026, 12-3-26, 2026-03-14, 18 mar. Excel guarda un número. Tú ves un texto. El filtro “esta semana” se deja la mitad.
2. Ana Pérez / ANA PEREZ / ana pérez / Ana Perez. Un espacio doble o un acento y son cuatro clientes.
3. Categorías y estados. Oficina / Oficinas. Cerrado / OK / CERRADO / PEND. El informe de “cerrado” miente.
4. Números que no son números. “doce”. 1.200 y 1,200. Importe vacío con Unidades y Precio rellenos.
5. Misma fecha, mismo cliente, mismo importe, dos filas. O una fila fantasma copiada al exportar.
6. Vacíos con trampa. La celda se ve vacía y tiene un espacio de no-separación. CONTAR.SI no la cuenta. El ojo tampoco.

Cazarlo en Excel, sin chat

Cinco minutos, sin IA:

• Filtro automático en la cabecera. Abre cada columna de texto. Si salen Ana y ANA, ya está.
• Quitar duplicados (Datos → Quitar duplicados) sobre una copia. Mira el recuento. No lo hagas sobre el original a la primera.
• Formato condicional → Celdas vacías en Importe, Fecha, Estado.
• Una columna auxiliar =ESNUMERO(A2) en fechas e importes. Los FALSO son el problema.

Cazarlo con un prompt (cuando la hoja es larga)

Ahí entra el chat. No para arreglar. Para listar.

NO reescribas la tabla. Lista máximo 12 problemas de calidad, agrupados. En cada uno: columna + un ejemplo real de lo que te pego. Fechas, nombres, categorías, números, duplicados, vacíos.

El cómo se pega y qué se hace con esa lista está en

Limpiar datos en Excel con ChatGPT.

Qué ignorar a propósito

El chat se emociona con espacios en Observaciones y con mayúsculas en una nota interna. El jefe no. Tacha de la lista lo que no cambia el euro ni el estado. Doce avisos son un plan. Cuarenta son un máster.

Para practicar sin usar la hoja de la empresa

Hay una tabla de pedidos sucia a propósito y diez prompts. El 1 es este inventario.

Aquí:

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Quiero los 10 prompts

El marco de los tres tramos: Excel con IA: del dato sucio al informe del viernes.

La objeción más honesta: “en mi empresa no hay Copilot y no lo va a haber este trimestre”. Perfecto. Este artículo es para ti.

Copilot es cómodo cuando ya está pagado. No es el requisito. El informe del viernes se saca con el chat que ya usas y con el Excel que abre media España: 2016, 2019, 2021 o 365 sin la casilla de Copilot.

Qué es Copilot, con licencia y sin romanticismo: Copilot en Excel: qué es (y qué no).

Lo que sí necesitas

• Un chat. ChatGPT de la cuenta gratuita vale para este trabajo. Claude también. El de la empresa, si te dejan pegar un rango sin datos personales.
• Excel que sepa Tablas (Ctrl+T), SUMAR.SI.CONJUNTO y tabla dinámica. Eso está desde hace años.
• Criterio tuyo. La IA no firma el mail.

Lo que no necesitas

• Microsoft 365 Copilot.
• La función =COPILOT().
• Python en Excel.
• LET, UNICOS, FILTRAR. Quedan muy bien en una captura. En un compañero con Excel 2016, no.

El apaño de los tres sitios

Sin Copilot trabajas en tres ventanas. No es elegante. Es rápido.

1. Ahí vive la tabla. Ahí se borra, se convierte en Tabla, se escribe la fórmula, se hace la TCD.
2. El chat. Ahí pegas un rango o describes la columna. Pides lista, diccionario, fórmula o mail. No le pides “el Excel definitivo”.
3. El correo. Ahí pegas el texto ya revisado. Si el chat ha escrito “depuración de dataset”, no se envía.

Un flujo de 30 minutos, sin licencia extra

Tramo 1 — suciedad. Prompt corto, tabla pegada, máximo 12 problemas. Cómo se pide está en

Limpiar datos en Excel con ChatGPT.

Tramo 2 — números. En Excel, Tabla. En el chat:

No uses LET ni UNICOS. Dame SUMAR.SI.CONJUNTO para importe de pedidos Cerrado por comercial. La tabla se llama Pedidos. Columnas: Comercial, Estado, Importe.

Tramo 3 — el jefe. Cinco viñetas y un mail de menos de 120 palabras. Tono de oficina. Una alerta de negocio (el pendiente, no “hay que normalizar estados”). Una frase de “el lunes miramos X”.

Ese orden es el del pilar

Excel con IA: del dato sucio al informe del viernes.

Cuando Copilot sí compensaría

Tabla de 40.000 filas que no puedes sacar del tenant. Fórmula sobre columnas que cambian cada semana y te cansas de pegar rangos. Entonces sí: que IT lo compre. Hasta ese día, no pares el viernes.

Empieza con la tabla sucia, no con la licencia

Diez prompts y un Excel de pedidos hecho un asco. Pensados para ChatGPT y para el Excel de siempre.

Aquí:

Botón:

Quiero los 10 prompts

Copilot en Excel es un chat de Microsoft pegado a la hoja. Le hablas de la tabla que tienes abierta. Te propone fórmulas, resúmenes y, en algunas licencias, una función que se escribe en la celda.

No es un Excel nuevo. No es Power Query con otro nombre. No es obligatorio para sacar el informe del viernes.

Qué necesitas para que exista

Tres cosas a la vez. Si falta una, el botón no aparece o aparece y no tira:

• Microsoft 365 de verdad (no un Office 2016 de por vida).
• La licencia Copilot que paga la empresa encima de ese 365. El Excel “con cinta nueva” no basta.
• Archivo en la nube (OneDrive o SharePoint) y, casi siempre, el archivo guardado como Libro en la nube. El .xlsx suelto del escritorio a veces se queda mudo.

Si tu jefe no ha comprado Copilot, no estás tardando. No lo tienes. El camino de este site no depende de esa compra.

Qué se le da bien

• Preguntar sobre la tabla sin copiarla a otro sitio: “importe cerrado de esta semana por zona”.
• Proponer la fórmula y dejarla escrita en la celda, para que tú la revises.
• Borradores de gráfico o de un resumen corto, si la tabla ya está limpia.
• En 365 reciente, la función =COPILOT() dentro de una celda. Eso da para otro artículo. No es el punto de partida.

Qué se le da mal

• Una hoja sucia. Si Ana, ANA y ana pérez son tres clientes, Copilot los suma como tres clientes. La IA no tiene vergüenza.
• Decidir por ti si PEND y Pendiente son lo mismo.
• Un mail al jefe que no suene a manual. Eso, hoy, sale mejor en ChatGPT con un prompt de tono. Copilot tiende a “he procedido a analizar”.

Copilot contra ChatGPT, sin religión

Copilot gana cuando la tabla es grande, no la puedes sacar de la empresa y ya está pagado. Trabajas dentro de Excel.

ChatGPT (o Claude, o el chat que uses) gana cuando no hay licencia, cuando quieres el email bien escrito y cuando estás en el tramo 1: que te listen la suciedad sin reescribir 200 filas. Pegar un rango de 40 líneas no es un delito. Pegar la nómina de la empresa, sí.

Cómo se pide esa lista lo contamos aquí: Limpiar datos en Excel con ChatGPT.

El orden del viernes no cambia: limpiar → medir → contar. Lo desarrollamos en el pilar

Excel con IA: del dato sucio al informe del viernes.

Si lo tienes, úsalo así (no al revés)

No empieces por “hazme el dashboard”. Empieza por:

No toques los datos. Dime qué problemas de calidad ves en esta tabla: fechas, nombres, estados, importes vacíos, duplicados. Máximo 12, con columna y un ejemplo.

Cuando la hoja esté presentable:

Tabla Pedidos. Importe cerrado por comercial. Fórmula con SUMAR.SI.CONJUNTO, no LET. Explícame la fórmula en una frase.

Si te suelta UNICOS y FILTRAR y en la oficina hay gente con Excel 2016, pide otra vez: “solo funciones que existan desde 2016”.

Si no lo tienes

No esperes al presupuesto de IT. Los diez prompts gratis están pensados para el chat de siempre y el Excel que ya abres.

Están aquí:

Botón para pegar debajo:

Quiero los 10 prompts

Limpiar datos en Excel con ChatGPT

La tentación es pegar la tabla y escribir “límpiame esto”. ChatGPT te devuelve 48 avisos, una hoja nueva que no encaja con la tuya y un tono de consultora. Eso no sale el viernes.

Limpiar con IA es otra cosa: primero que te diga qué está mal, con ejemplos. Tú decides. Luego, y solo luego, las correcciones o las fórmulas.

Este artículo es el tramo 1 del camino que contamos en Excel con IA: del dato sucio al informe del viernes.

Qué cuenta como sucio en una hoja de oficina

• Fechas en tres formatos: 12/03/2026, 12-3-26, 18 mar.
• El mismo nombre cuatro veces: Ana Pérez, ANA PEREZ, ana pérez, Ana Perez.
• Categorías gemelas: Oficina y Oficinas. Cerrado, OK y CERRADO.
• Números que no son números: “doce”, 1.200 vs 1,200, celdas vacías donde iba Importe.
• Filas repetidas y filas que son solo un espacio raro.

Eso no se arregla con una tabla dinámica. La TCD resume basura con mucha educación.

El prompt que sí sirve (y el que no)

El que no sirve:

Límpiame esta tabla y déjamela lista.

El que sí:

Eres un analista que prepara el informe semanal. Te pego una tabla de pedidos. NO la reescribas. Lista numerada de problemas de calidad (fechas, nombres, categorías, números, duplicados, vacíos). Máximo 12, agrupados. En cada uno: columna + un ejemplo. Sé concreto.

Si te suelta 40 líneas, un segundo mensaje: “Agrupa. Quédate en 12. Quita lo cosmético.”

Cómo pegar la tabla sin liarla

1. Copia el rango de Excel, con cabecera. No toda la hoja si hay 20 pestañas.
2. Si hay datos de clientes de verdad (DNI, IBAN, mails personales), usa una copia y táchalos. El chat no es tu servidor.
3. Pega debajo del prompt. Un solo mensaje.
4. Lee la lista. Cruza con lo que tú ya sabías. Tacha lo que al jefe no le importa (espacios dobles en Observaciones, por ejemplo).

Después de la lista, no antes

Cuando tengas los 8 o 12 fallos de verdad:

• Pide un diccionario de equivalencias: valor sucio → valor bueno. Solo para las columnas que vas a usar en el informe (cliente, zona, estado, producto).
• Los importes vacíos: “si Unidades y Precio tienen número, Importe = Unidades × Precio. Si no, déjalo vacío y avísame”.
• Duplicados: que te diga qué filas y por qué. Tú borras en Excel. No dejes que el chat te entregue “la tabla definitiva” de 200 filas: se come un decimal y no te enteras.

Convertir la hoja en Tabla de Excel (Ctrl+T) es el mejor favor que le haces al tramo 2, el de las fórmulas. Eso se hace en tu Excel, no en el chat.

Pruébalo con una hoja ya sucia

Si no quieres usar la tuya esta tarde, hay una tabla de pedidos preparada para esto y diez prompts en orden. El 1 es el de la lista. El 2 es el diccionario.

Los tienes aquí:

Quiero los 10 prompts

Lo que viene

Limpiar no es el informe. Es para que SUMAR.SI.CONJUNTO y la tabla dinámica no mientan. El siguiente satélite entra en Copilot: qué es, cuándo hace falta y cuándo sobra.