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Buscamos marcar en color rojo las fechas de un proyecto que incumplen un plazo utilizando una columna de fechas y formato condicional.

Fechas formato condicional en Excel.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Fechas.

Aplicando en fechas formato condicional.

Dado un listado de actividades en el que se contemplan dos fechas. Un por cada actividad (“deadline”)  y otra con la fecha real de consecución («End Date»). Buscamos aplicar en fechas formato condicional pero solamente a aquellas fechas cuyo plazo de realización ha expirado. Por ejemplo en la fila 6 vemos que la fecha de consecución “07/05/2015” incumple la fecha límite “06/05/2015”.  Para este caso queremos que automáticamente se resalten los datos de la columna «C» cambiando a otro color para de forma más visual detectar el incumplimiento de fechas.

El resultado perseguido entonces será ver como los datos de la columna «C» que incumplen la condición de fecha de «End Date» menor o igual a fecha «DeadLine» se presenten de forma automática en color rojo. Para ello utilizamos el asistente de formato condicional para aplicar en fechas formato condicional. Dentro del formato condicional usaremos la versión más avanzada. Aplicaremos en «Fechas formato condicional » con el asistente Gestor de reglas en formato condicional y «Utilizar una fórmula para determinar el formato de celdas».

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

Para lograrlo, en primer lugar, seleccionaremos el rango que deseamos resaltar, en el ejemplo C1:C27.

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

 

Seguidamente en el asistente de formato condicional elegiremos la opción “utilizar una fórmula para determinar el formato de celda.

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

En el espacio habilitado para realizar la formulación escribiremos nuestra condición. Para este ejemplo concreto queremos resaltar aquellas celdas cuya fecha de consecución sea superior a la fecha de límite.

=$C2>$B2

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

¡Ojo! Estamos utilizando una referencia mixta. También vale la relativa para este caso concreto. Sin que sirva de precedente para esta casuística hay que escribir la referencia de los rangos manualmente. Seguidamente elegimos el formato que deseamos aplicar a aquellas celdas que cumplan la condición. En este caso haremos que la fecha se ponga en color rojo y marcamos negritas para que lo resalte visualmente de forma intensa.

El resultado final y este ejemplo concreto puedes descargarlo haciendo clic Formato_Condicional_Formula.

 

Gráficos de tipo cuadro combinado

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Gráficos.

¿Para qué presentar gráficos de tipo cuadro combinado? Principalmente para añadir una línea techo en el gráfico, o línea horizontal que nos sirva para conocer un punto mínimo o punto máximo que debemos alcanzar o que no debemos rebasar. Para introducir estos gráficos de tipos cuadro combinado presentaremos una serie de datos relativos a modelos de vehículos de la marca “Acme”. Suponemos que nuestro comprador cuenta con un presupuesto de 23.000€ y está decidido a comprar un vehículo. Antes de tomar una decisión sobre el modelo concreto pretende ver todos los modelos pintados en un gráfico y mediante una línea de corte “techo” ver que modelos se ajustan a su presupuesto antes de ir al concesionario a formalizar la compra.

Añadir gráficos de tipo cuadro combinado

Para elaborar gráficos de tipo cuadro combinado con una línea de techo o suelo seguiremos los pasos siguientes.
En primer lugar seleccionamos los datos de nuestra lista que deseamos representar en el gráfico. Para ello seleccionamos los datos de la columna “Acabado/Motor” y seguidamente presionando la tecla “Control” de nuestro teclado seleccionamos los datos de la columna “Precio” y los datos de la columna “Presupuesto”. Deben quedar sombreados como se muestra en la imagen que sigue. Los gráficos de tipo cuadro combinado añaden una línea techo en el gráfico, o línea horizontal que nos sirva para conocer un punto mínimo o punto máximo.

Sobre la cinta de opciones de Excel 2013 o 2010 seleccionaremos “Insertar” y dentro de las distintas posibilidades elegiremos “Cuadro combinado” La primera plantilla nos sirve para pintar nuestra línea de techo o suelo.

Los gráficos de tipo cuadro combinado añaden una línea techo en el gráfico, o línea horizontal que nos sirva para conocer un punto mínimo o punto máximo.

Una vez se ha creado el gráfico lo ampliaremos y añadiremos un título. En nuestro ejemplo también hemos cambiado el color de la línea para hacerlo más vistoso.

Tenemos que tener cuidado a la hora de elegir este tipo de gráficos. No podemos mezclar gráficos de tipo 3D y gráficos de tipo 2D. La línea de techo o de suelo siempre se presenta en dos dimensiones. Esto quiere decir que no podremos utilizar gráficos demasiado sofisticados para hacer estas representaciones. Aún así el histograma clásico con una línea de techo es suficiente y muy ilustrativo para presentar un informe.

 

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que suele encontrarse dentro del paquete Microsoft Office. Se dice que es un programa del tipo hoja de cálculo, es decir, un programa en el que podemos distribuir información en hojas  y realizar cálculos matemáticos sobre los datos contenidos en esas hojas. Es utilizado en casi todos los entornos laborales, por ejemplo:

  • Financieros: para elaborar informes anuales de cuentas, proyecciones,     balances, modelos financieros…
  • Recursos humanos: para elaborar listados de empleados, programas de formación, calendarios laborales…
  • Operaciones: para elaborar turnos de trabajo, modelos de producción, cuadrantes…
  • Dirección: para elaborar cuadros de mando, planos estratégicos…
  • Oficinas de proyectos: Para elaborar informes de rendimiento, asignación de tareas…

La primera versión del software se presento en 1985 para Apple Mac y se denominó «Excel 1.0» Para Microsoft Windows la primera versión en presentarse que se denominaría como «Excel 2.0» se presentó en 1987. Después algunas versiones se han ido solapando en numeración para las dos versiones de sistemas operativos mas utilizados en el mercado. A partir de 1995 se fueron presentando versiones dentro del paquete Office donde a parte de la hoja de cálculo existen otros programas ofimáticos para redacción de textos, realizar presentaciones o crear bases de datos.

Las versiones más conocidas para Microsoft Excel para Windows son:

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

  • Excel 95 como parte de Office 95
  • Excel 97 como parte del paquete Office 97
  • Excel 2000 como parte de Office 2000
  • Excel 2003 como parte de Office 2003
  • Excel 2007 como parte de Office 2007
  • Excel 2010 como parte de Office 2010
  • Excel 2013 como parte de Office 2013

Ya se ha presentado Office 2016 y  la nueva versión 2016.

A día de hoy lo más extendido en entornos laborales es la versión  2010 si bien es cierto que algunas compañías mantienen versiones anteriores como 2007.

Es recomendable mantenerse en versiones iguales o por encima de 2010 ya que estas nuevas versiones mejoran y corrigen fallos conocidos además de proveer de herramientas cada vez más potentes.

«Lo que sabemos es una gota de agua. Lo que ignoramos es el océano»

Isaac Newton

 

 

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Hoja de cálculo. Qué es. La hoja más famosa «Excel»

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Ideas generales sobre lo que es una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa informático cuya finalidad es realizar cálculos matemáticos con datos introducidos previamente por nosotros. Los ficheros generados por las hojas de cálculo se denominan «Libros». Los libros generados por Microsoft Excel tienen la extensión «.xls». En versiones más modernas «.xlsx».

Los libros a su vez se componen por hojas. Por eso es normal escuchar frases como «Estoy trabajando con la hoja de proveedores» o «pásame por mail la hoja de clientes». Las hojas de Excel están compuestas por celdas. Cada celda es la unidad mínima de Excel y es el espacio donde nosotros introduciremos datos, fórmulas o funciones. Cada celda es referenciada de forma unívoca mediante un número y una letra igual que el juego de barcos que todos conocemos. Nombrar una celda es lo que se conoce como «referenciar una celda».

Un conjunto de celdas adyacentes se denomina rango. Los rangos también pueden ser referenciados y utilizados en fórmulas y funciones matriciales. La hoja de cálculo de Microsoft se denomina  Excel y lleva en el mercado desde 1985.

Ideas generales sobre lo que no es una hoja de cálculo

La hoja de cálculo es aveces la gran desconocida. Quizás una primera aproximación que hacemos todos a la hoja de cálculo sea como una simple «calculadora». Excel no es una calculadora aunque puede realizar cualquier operación que realicemos con una calculadora.

Otro uso muy extendido es la creación de tablas y listas. Por ejemplo se usa muy a menudo en la creación de un horario de clase o para elaborar la lista de la compra. Estos usos no son inadecuados pero se pueden realizar con un procesador de textos. Luego la hoja de cálculo, tampoco es un editor de textos.

La hoja de cálculo nos permite modelar problemas de la vida cotidiana y realizar análisis sobre esa información. Podemos trabajar con distintos escenarios a la vez, o realizar análisis de sensibilidad. Podemos aplicar modelos estadísticos complejos o simplemente presentar una tabla con las vacaciones de los empleados.

 

Inmovilizar paneles en excel

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico.

Cómo Inmovilizar paneles en Excel

Muchas veces trabajamos con documentos excel que contienen muchos datos, tanto es así, que según avanzamos en la hoja perdemos la referencia de las cabeceras de tal modo que no sabemos muy bien que dato corresponde a que cabecera. Una forma útil de no perder esta referencia es a través de la funcionalidad «Inmovilizar paneles». En este ejemplo nos encontramos con un listado de ventas de varios empleados. Vamos a fijar la fila superior de tal manera que según nos desplacemos por la hoja hacia abajo las cabeceras quedarán siempre a la vista. Para ello seleccionamos la fila completa inmediatamente siguiente a las cabeceras que queremos fijar. En este ejemplo la Fila 2.

Seguidamente en el menú «Vista» haremos clic sobre la opción «Inmovilizar». Para este ejemplo seleccionamos la primera opción «Inmovilizar paneles»

A partir de este momento siempre tendremos la fila superior de cabeceras fijada.