Buenas prácticas Excel
Utilizaremos la frase que sigue como doctrina para presentar en el conjunto de buenas prácticas Excel.
«Un ejército victorioso gana primero y entabla batalla después. Un ejercito derrotado lucha primero e intenta obtener la victoria después.» (Sun Tzu, El arte de la Guerra)
Buenas prácticas Excel – Pensar en el problema.
– Pensar en el problema que deseamos resolver con Excel: Antes de nada debemos entender qué tenemos que hacer y diseñar sobre papel o mentalmente cómo lo vamos a hacer. Ya sea presentar un informe o resolver un cálculo complejo es fundamental pensar en la estrategia a seguir antes de ponerse a trabajar. A veces invertimos mucho tiempo en hacer cosas sobre la hoja de Excel que posteriormente tienen poco valor.
Buenas prácticas Excel – Separar datos de cálculos.
– Separar los datos de las funciones o fórmulas: Es fundamental separar los datos de tipo «constante» de las funciones o fórmulas. El ejemplo por excelencia es el IVA. Veamos por ejemplo un cálculo del tipo =A2*21% donde el segundo factor (21%)es el IVA.
La forma que debiéramos seguir para ajustarnos a una buena práctica sería definir la celda G2 igual a 21%. Así podemos escribir el calculo anterior como =A2*$G$2. Es fundamental hacer un buen uso de las referencias. En este caso una referencia absoluta.
De esta forma si existe un cambio en la constante IVA al 17% o al 25% simplemente cambiaremos el valor en la celda B5 y automáticamente se actualizará en toda la hoja.
Buenas prácticas Excel – El diseño lo último.
– Dejar el diseño para el final: Otro detalle importante es dejar las florituras y el espíritu artístico para el final. En este caso nos interesa que el informe con los datos correctos estén listos lo antes posible. Una vez resulto el problema podremos utilizar los distintos asistentes de formato, colores, y plantillas disponibles para dar a nuestro trabajo un aspecto más profesional.
Teniendo en cuenta estos tres aspectos podremos afrontar cualquier problemática de oficina con la hoja de Excel y salir victoriosos antes de entablar la batalla.
