Referencia absoluta en Excel, explicación y ejemplo de uso

Referencia absoluta en excel, explicación y ejemplo de uso

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Referencia absoluta en excel

La referencia absoluta en excel es también muy utilizada. Su principal cometido es fijar un valor constante. Por ejemplo, si hablamos de facturación el IVA en el momento de este ejemplo es un valor fijo del 21%. Si nos referimos a cálculos matemáticos por ejemplo el valor de Pi 3,14 es siempre fijo o constante, lo mismo ocurre con el número e 2,71 etc…

Mediante la referencia absoluta en excel evitamos que Excel utilice la referencia por defecto o referencia relativa. Veremos a continuación el siguiente ejemplo:

Tenemos valores de facturas sin IVA en nuestra hoja:

A2= 100€

A3= 200€

A4= 100€

Añadimos en B1 el término IVA que además consideramos para este ejemplo el 21% y así lo reflejamos en C2. El cálculo es sencillo:

=A2*C2

Referencia absoluta en excel, explicación y ejemplo de uso

Para el primer cálculo obtenemos el valor buscado, 21€, sin embargo  si copiamos el resultado y lo pegamos en las celdas B3 y B4 como hicimos en el caso de la referencia relativa veremos que no obtenemos el resultado esperado.

Referencia absoluta en Excel, explicación y ejemplo de uso

¿Qué ha ocurrido? La respuesta la conocemos, se han recalculado las operaciones con referencias relativas Es decir, en B3 tenemos el resultado de multiplicar A3 por C3 en consecuencia “cero” y en B4 tenemos el resultado de multiplicar A4 por C4, de nuevo “cero”.

Para solucionarlo tendríamos que haber realizado estos cálculos:

=A2*C2

=A3*C2

=A4*C2

 

O lo que es lo mismo fijar la celda C2 para que cuando copiamos nuestro cálculo a otra celda se mantenga de forma permanente el C2 y no avance.

Para lograr este objetivo cuando escribamos nuestro cálculo, una vez que hemos hecho clic en la celda C2, tendremos que pulsar la tecla F4 de nuestro teclado. De esta manera veremos cómo se coloca un símbolo de $ delante de cada una de las coordenadas de nuestra celda.

Referencia absoluta en Excel, explicación y ejemplo de uso

 

=A2*$C$2

De esta manera le decimos a Excel que cuando copiemos nuestros cálculos en el cálculo. el valor que se encuentra precedido en sus coordenadas por el símbolo “$” permanecerá constante

Volviendo al ejemplo del IVA, modificamos el cálculo en la celda B2 como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora sí podemos copiar el contenido de B2 y al pegarlo sobre B3 y B4 el resultado será el deseado. Hemos fijado el valor del IVA o celda C2 como constante. Si el valor de C2 lo modificamos automáticamente los datos se actualizarán en toda la hoja. Esta es la forma correcta o buena práctica para trabajar con valores constantes.

 

 

La referencia relativa es la más utilizada en Excel. Además si no hacemos ningún cambio en el tipo de referencia será la que se utilice por defecto.

Referencia relativa en Excel. Ejemplo sencillo de uso.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

La referencia relativa es la más utilizada en Excel. Además si no hacemos ningún cambio en el tipo de referencia será la que se utilice por defecto. Este tipo de referencia nos vuelve a calcular de forma automática los orígenes de datos de los cálculos siempre que interprete una sucesión.

La referencia relativa

Vamos a explicarlo de una forma más sencilla. Por ejemplo en la celda A1 tenemos el número 1 y en la celda A2 tenemos el número 2 y así hasta la celda A5 donde tendremos el valor 5. Por otro lado en las celdas que van desde B1 y hasta B5 pondremos el valor fijo 2. Finalmente en la columna C en la primera celda C1 escribiremos un cálculo sencillo. La multiplicación del valor contenido en la celda A1 multiplicado por el valor contenido en la celda B1 que en Excel se escribe de la siguiente manera:

= A1*B1

La referencia relativa es la más utilizada en Excel. Además si no hacemos ningún cambio en el tipo de referencia será la que se utilice por defecto.

A priori conocemos el resultado  que para este ejemplo sería 2. Pero, ¿qué ocurre si copiamos el contenido de la celda C1 y lo pegamos en C2? ¿El resultado seguirá siendo 2? La respuesta es NO. El resultado se actualiza por arte de magia. Si consultamos el cálculo existente en la celda C2 (haciendo clic en la celda y presionando F2) veremos que el resultado responde al cálculo:

=A2*B2

Referencia relativa en excel.

Lo que ha ocurrido es que Excel ha actualizado el cálculo de forma relativa. La hoja de cálculo ha analizado los datos que se encuentran a continuación, ha comprobado el contenido de las celdas adyacentes y ha detectado que hay información. Al existir datos de forma automática avanza para evitarnos trabajo. Se ha utilizado la referencia relativa. Si arrastramos hacia abajo o copiamos el contenido de la celda C1 en el resto de celdas desde C2 a C5 automáticamente se actualizará el cálculo.

C1= A1*B1

C2= A2*B2

…

C5= A5*B5

Este tipo de referencia es muy útil y nos ahora mucho tiempo y trabajo. Pero hay que tener cuidado por que en algunas ocasiones no necesitamos que los datos de nuestros cálculos avancen. Es entonces cuando toman sentido otros tipos de referencia utilizados en Excel, como puede ser la referencia absoluta o la referencia relativa.

Referencias en Excel. Tipos de referencias.

Referencias en Excel. Tipos de referencias.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Referencias en Excel significa dar las coordenadas exactas de una celda. Es definir de forma unívoca una celda o un rango.  Así cuando decimos o hacemos referencia a una celda lo hacemos indicando su ubicación en la hoja con las coordenadas (Columna, Fila). Como haríamos en el  juego de los barcos.

Si por ejemplo deseamos localizar en la hoja de cálculo la celda “A2”  debemos buscar la columna A y su intersección con la fila 2.

Referencias en Excel. Tipos de referencias.

Cuando trabajamos con la hoja de cálculo nos encontramos con diferentes situaciones en las que tenemos que hacer referencia o nombrar celdas y rangos debido a que formarán parte de un cálculo matemático sencillo o quizás serán argumentos de funciones complejas.

El cómo indicamos la dirección de estás celdas o rangos es fundamental para conseguir dos únicos  objetivos pero que son indispensables en el uso de Excel:

  • Que el resultado final sea correcto.
  • Ahorrar tiempo en la modelización y cálculos.

La principal ventaja manejo de la hoja de cálculo es poder utilizar y definir nuestros propios modelos. Ya sean modelos financieros, modelos matemáticos, modelos conceptuales, o modelos mas sencillos con información relativa a nuestro negocio. Para un buen funcionamientos de todos estos modelos es fundamental el conocimiento y buen manejo de las referencias. El aplicar la referencia adecuada en cada momento nos evitará mucho trabajo y convertirá nuestra hoja en una herramienta perfecta para la toma de decisiones.

Formas de dar una referencia en Excel

Dentro de Excel se pueden utilizar tres formas diferentes para referenciar o ubicar celdas y rangos:

Encontramos más ejemplos y explicaciones de referencias en excel en el siguiente enlace.

 

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que suele encontrarse dentro del paquete Microsoft Office. Se dice que es un programa del tipo hoja de cálculo, es decir, un programa en el que podemos distribuir información en hojas  y realizar cálculos matemáticos sobre los datos contenidos en esas hojas. Es utilizado en casi todos los entornos laborales, por ejemplo:

  • Financieros: para elaborar informes anuales de cuentas, proyecciones,     balances, modelos financieros…
  • Recursos humanos: para elaborar listados de empleados, programas de formación, calendarios laborales…
  • Operaciones: para elaborar turnos de trabajo, modelos de producción, cuadrantes…
  • Dirección: para elaborar cuadros de mando, planos estratégicos…
  • Oficinas de proyectos: Para elaborar informes de rendimiento, asignación de tareas…

La primera versión del software se presento en 1985 para Apple Mac y se denominó «Excel 1.0» Para Microsoft Windows la primera versión en presentarse que se denominaría como «Excel 2.0» se presentó en 1987. Después algunas versiones se han ido solapando en numeración para las dos versiones de sistemas operativos mas utilizados en el mercado. A partir de 1995 se fueron presentando versiones dentro del paquete Office donde a parte de la hoja de cálculo existen otros programas ofimáticos para redacción de textos, realizar presentaciones o crear bases de datos.

Las versiones más conocidas para Microsoft Excel para Windows son:

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

  • Excel 95 como parte de Office 95
  • Excel 97 como parte del paquete Office 97
  • Excel 2000 como parte de Office 2000
  • Excel 2003 como parte de Office 2003
  • Excel 2007 como parte de Office 2007
  • Excel 2010 como parte de Office 2010
  • Excel 2013 como parte de Office 2013

Ya se ha presentado Office 2016 y  la nueva versión 2016.

A día de hoy lo más extendido en entornos laborales es la versión  2010 si bien es cierto que algunas compañías mantienen versiones anteriores como 2007.

Es recomendable mantenerse en versiones iguales o por encima de 2010 ya que estas nuevas versiones mejoran y corrigen fallos conocidos además de proveer de herramientas cada vez más potentes.

«Lo que sabemos es una gota de agua. Lo que ignoramos es el océano»

Isaac Newton

 

 

La Estructura de Excel es de matriz.

Estructura de Excel la hoja de cálculo.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

La estructura de Excel como hoja de cálculo es de matriz formada por filas y columnas. Las filas se nombran de forma numérica desde 1 y hasta 1.048.576. Las columnas se nombran con letras y van desde la A hasta la XFD o lo que es lo mismo 16.384 columnas. Aunque esto cambia con cada versión nueva y se va aumentando el espacio de trabajo más y más.

Estructura de Excel Filas y columnas

Otra característica de la estructura de Excel es la intersección de cada fila con cada columna en una celda única. Así por ejemplo la celda C3 se corresponde con la intersección de la fila 3 con la columna C. De este modo podremos nombrar o acceder a cada celda de forma unívoca. Entonces podemos decir:

La forma de localizar un valor dentro de nuestra hoja de Excel es mediante las coordenadas “Columna, Fila” Por ejemplo diremos que el número 11 se encuentra en la A5.  La forma para referirse a todos los elementos contenidos desde la A1 hasta la A9 es mediante el rango A1:A9. Si además nos queremos referir a los datos de B y C el rango de todos los datos contenidos en A,B,C desde la fila 1 a la 9 es A1:C9

La estructura de Excel es de matriz.

Estructura de Excel de menús

El primer menú de Excel, “Archivo”, contiene todas las funcionalidades necesarias para generar, localizar, o almacenar ficheros Excel. El nombre “Archivo” hace referencia a los archivos físicos en los que se almacenan distintas informaciones en carpetas o expedientes. La primera funcionalidad “Información” muestra una vista de datos generales del fichero tales como: Tamaño, Título, Autor, Modificaciones… Existe la posibilidad de añadir etiquetas y categorización. Estos datos ayudan a sistemas documentales y motores de búsqueda a indexar ficheros de tal manera que la búsqueda de los mismos posteriormente sea mucho más ágil y sencilla. También es muy útil la fecha de creación y última modificación y la posibilidad de añadir otros autores.

Existen varios menús y con las versiones van cambiando. Pero en esencia se mantiene una uniformidad.