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Buenas prácticas Excel para modelar y trabajar con hojas de cálculo que se puedan reutilizar y sean duraderas. Creación de modelos consistentes.

Buenas prácticas Excel

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Buenas prácticas, Excel Básico.

Utilizaremos la frase que sigue como doctrina para presentar en el conjunto de buenas prácticas Excel.

«Un ejército victorioso gana primero y entabla batalla después. Un ejercito derrotado lucha primero e intenta obtener la victoria después.» (Sun Tzu, El arte de la Guerra)

Buenas prácticas Excel – Pensar en el problema.

– Pensar en el problema que deseamos resolver con Excel: Antes de nada debemos entender qué tenemos que hacer y diseñar sobre papel o mentalmente cómo lo vamos a hacer. Ya sea presentar un informe o resolver un cálculo complejo es fundamental pensar en la estrategia a seguir antes de ponerse a trabajar.  A veces invertimos mucho tiempo en hacer cosas sobre la hoja de Excel que posteriormente tienen poco valor.

Buenas prácticas Excel – Separar datos de cálculos.

– Separar los datos de las funciones o fórmulas: Es fundamental separar los datos de tipo «constante» de las funciones o fórmulas. El ejemplo por excelencia es el IVA. Veamos por ejemplo un  cálculo del tipo =A2*21% donde el segundo factor (21%)es el IVA.

La forma que debiéramos seguir para ajustarnos a una buena práctica  sería definir la celda G2 igual a 21%. Así podemos escribir el calculo anterior como =A2*$G$2. Es fundamental hacer un buen uso de las referencias. En este caso una referencia absoluta.

Buenas prácticas Excel para modelar y trabajar con hojas de cálculo que se puedan reutilizar y sean duraderas. Creación de modelos consistentes.

De esta forma si existe un cambio en la constante IVA al 17% o al 25% simplemente cambiaremos el valor en la celda B5 y automáticamente se actualizará en toda la hoja.

Buenas prácticas Excel – El diseño lo último.

– Dejar el diseño para el final: Otro detalle importante es dejar las florituras y el espíritu artístico para el final. En este caso nos interesa que el informe con los datos correctos estén listos lo antes posible. Una vez resulto el problema podremos utilizar los distintos asistentes de formato, colores, y plantillas disponibles para dar a nuestro trabajo un aspecto más profesional.

Teniendo en cuenta estos tres aspectos podremos afrontar cualquier problemática de oficina con la hoja de Excel y salir victoriosos antes de entablar la batalla.

Gráficos de tipo cuadro combinado

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Gráficos.

¿Para qué presentar gráficos de tipo cuadro combinado? Principalmente para añadir una línea techo en el gráfico, o línea horizontal que nos sirva para conocer un punto mínimo o punto máximo que debemos alcanzar o que no debemos rebasar. Para introducir estos gráficos de tipos cuadro combinado presentaremos una serie de datos relativos a modelos de vehículos de la marca “Acme”. Suponemos que nuestro comprador cuenta con un presupuesto de 23.000€ y está decidido a comprar un vehículo. Antes de tomar una decisión sobre el modelo concreto pretende ver todos los modelos pintados en un gráfico y mediante una línea de corte “techo” ver que modelos se ajustan a su presupuesto antes de ir al concesionario a formalizar la compra.

Añadir gráficos de tipo cuadro combinado

Para elaborar gráficos de tipo cuadro combinado con una línea de techo o suelo seguiremos los pasos siguientes.
En primer lugar seleccionamos los datos de nuestra lista que deseamos representar en el gráfico. Para ello seleccionamos los datos de la columna “Acabado/Motor” y seguidamente presionando la tecla “Control” de nuestro teclado seleccionamos los datos de la columna “Precio” y los datos de la columna “Presupuesto”. Deben quedar sombreados como se muestra en la imagen que sigue. Los gráficos de tipo cuadro combinado añaden una línea techo en el gráfico, o línea horizontal que nos sirva para conocer un punto mínimo o punto máximo.

Sobre la cinta de opciones de Excel 2013 o 2010 seleccionaremos “Insertar” y dentro de las distintas posibilidades elegiremos “Cuadro combinado” La primera plantilla nos sirve para pintar nuestra línea de techo o suelo.

Los gráficos de tipo cuadro combinado añaden una línea techo en el gráfico, o línea horizontal que nos sirva para conocer un punto mínimo o punto máximo.

Una vez se ha creado el gráfico lo ampliaremos y añadiremos un título. En nuestro ejemplo también hemos cambiado el color de la línea para hacerlo más vistoso.

Tenemos que tener cuidado a la hora de elegir este tipo de gráficos. No podemos mezclar gráficos de tipo 3D y gráficos de tipo 2D. La línea de techo o de suelo siempre se presenta en dos dimensiones. Esto quiere decir que no podremos utilizar gráficos demasiado sofisticados para hacer estas representaciones. Aún así el histograma clásico con una línea de techo es suficiente y muy ilustrativo para presentar un informe.

 

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos, constante, variable y campo calculado

Constante, variable, campo calculado en excel.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Qué es una constante variable en Excel

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos: constante, variable y campo calculado. Estos datos normalmente estarán contenidos en celdas. Para acceder a esos contenidos haremos uso de las referencias relativa, referencia absoluta o referencia mixta.

Constante, variable, campo calculado en excel.

– Constantes en Excel: Aquellos valores que no cambian a lo largo de la vida de nuestra hoja de calculo. Por ejemplo el IVA

– Variables en Excel: Son valores que a diferencia de las constantes si que cambian. Por ejemplo el valor de las ventas que realiza un comercial mensualmente.

– Campos calculados en Excel: Decimos que un campo es calculado cuando es resultado de una operación previa. Por ejemplo el salario anual de una persona que cobra 1200€ al mes en 14 pagas. Diremos que el campo calculado será igual a 1200€ x 14. Un campo calculado también se define como la celda o rango resultado o salida de una función de Excel.

Ejemplos Constante, variable, campo calculado en Excel.

En primer lugar el ejemplo del IVA. Encontramos en una hoja de cálculo una serie de productos sin IVA y queremos actualizar su precio final como precio más el precio con el IVA. Las constantes están muy fuertemente relacionadas con las referencias de tipo absoluto. Es decir con el formato $A$1 que hemos obtenido presionando F4. Y es así porque el valor no cambia a lo largo de la vida útil de la hoja. Es por ello que son constantes.

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos, constante, variable y campo calculado

Podemos entender como variable el número de unidades vendidas. Por ejemplo en la primera fila (fila 2) podemos observar que el número de unidades vendidas es 5. Este dato es un valor variable. Cambia en cada fila. Dependerá de factores no controlables. A diferencia de las constantes que no cambian este dato puede variar y no podemos fijarlo. No debemos usar referencias absolutas con este tipo de datos.

En último lugar tenemos el Total como «Campo calculado» resultado de sumar al Subtotal el importe del IVA. Diremos que un campo es calculado cuando su resultado se obtiene de realizar alguna operación con otros valores de la hoja de cálculo.