Diagrama de Gantt en Excel
El diagrama de Gantt en Excel es un gráfico que se utiliza para representar la dedicación que se le asigna a cada tarea dentro de un proyecto. Con Excel y en concreto haciendo uso del formato condicional y un poco de ingenio podemos emular este tipo de representaciones.
Diseñando la hoja para el modelo
En primer lugar tendremos que tener claro qué tareas componen el proyecto y conocer por cada una de sus tareas la fecha de inicio y la fecha estimada de finalización.
En la primera columna colocaremos las tareas y las dos columnas consecutivas pondremos las fechas de inicio y finalización estimadas.
A continuación en la primera fila escribiremos las fechas que cubren todo el proyecto. Daremos a las celdas formato para que se vean en vertical y así podamos tener una mejor visualización del rango completo de fechas.
En nuestro ejemplo, en la celda D2, hemos escrito la fecha de inicio del proyecto 9-jun y después hemos arrastrado hacia la derecha hasta el 31-jul que es la fecha tope del proyecto.
Para que las fechas se vean en vertical desde la pestaña de home en los formatos de alineación del texto tendremos que seleccionar aquel formato en que los datos se presentan de forma vertical.
Una vez que tenemos nuestras tareas y fechas preparadas llega el momento de generar el diagrama de Gantt en Excel mediante el uso del formato condicional.
Función lógica Y
La función Y en Excel es una función de tipo lógico. Las funciones de tipo lógicas devuelven como resultado “Verdadero” o “Falso”. La función Y nos permite evaluar varias condiciones de tipo lógico y si todas ellas se cumplen devolverá el valor “Verdadero”. Basta que sólo una de ellas no se cumpla para que el resultado de la función sea “Falso”. Otras funciones similares son la función O en Excel o la función Si en Excel. La función Y admite como argumentos pruebas lógicas cuyo resultado será “Verdadero” o “Falso”.
Por ejemplo podemos comprobar si el valor de la celda A1 es mayor al de la celda A2 y además comprobar si el valor de la celda A2 es mayor al valor de la celda A3. Vemos en la imagen que el resultado de la operación obviamente es un FALSO
Pero si cambiamos el orden de los números de tal manera que el 3 se encuentre en A1 el 2 se encuentre en A2 y el 1 en A3 entonces si se cumplirán todas las condiciones y entonces el resultado de la operación será VERDADERO.
Una vez que conocemos esta función podemos seguir avanzando en la construcción del diagrama de Gantt en Excel.
Usando el formato condicional para pintar el Gantt
Una vez que hemos diseñado la hoja y que conocemos el mecanismo de la función Y podremos entender cómo se pintan las celdas mediante el uso de formato condicional en Excel.
Nos colocaremos en la celda D3 y desde el menú principal accederemos a las herramientas de formato condicional. Dónde elegiremos crear una nueva regla.
El siguiente paso será definir nuestro formato condicional a partir de la evaluación de una fórmula. En la evaluación de la fórmula utilizaremos la función Y que en inglés se escribe como AND. Comprobaremos si la celda D2 es mayor o igual a la celda de inicio de proyecto B2 y además comprobaremos si la celda D2 es menor o igual a la celda de finalización de la tarea C2. Si ambos casos se cumplen entonces aplicaremos el formato de relleno color verde que hemos seleccionado desde el botón de formato.
Hay que fijarse que para aplicar nuestra fórmula hemos utilizado las referencias mixtas en Excel. Es fundamental el uso de este tipo de referencias para que ahora podamos copiar el formato de la celda y pegarlo al resto de celdas que forman el espacio de nuestras tareas. Veremos cómo se pintan las celdas formando un diagrama de Gantt en Excel.
Descargar plantilla de Gantt en Excel
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