Rangos y tablas en Excel

Rangos y tablas en Excel

Vamos a desgranar la diferencias entre rangos y tablas en Excel. Estamos habituados a trabajar con funciones que reciben como argumentos los fatos de una celda o los datos de un conjunto de celdas. Es típico que seleccionemos un conjunto de celdas contiguas por ejemplo con la función SUMA. Este conjunto de celdas contiguas o adyacentes es lo que conocemos como «un rango». Entonces ¿En que se diferencias rangos y tablas en Excel?

Intentaremos explicar a lo largo de este artículo de diferencia entre ambas a través de los siguientes puntos:

• Qué es un rango.
• Qué es una tabla.
• Convertir un rango en tabla.
• Características de las tablas de Excel que las diferencian de un rango.
• Cargar datos en una tabla.
• ¿Pero cuál es la ventaja con respecto al rango?.
• Referencias estructuradas.
• Cambiando el nombre a la tabla.
• Cálculos con referencias estructuradas.
• Añadiendo datos a la tabla para comprobar que los cálculos se actualizan.

Qué es un rango

Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, esto es, que las celdas están seguidas ya sea formando una fila una columna o una lista. Para nombrar un rango hacemos referencia a la primera celda que los configura e inmediatamente después mediante el operador de direccionamiento “:” hacemos referencia a la última celda que configura el rango.

Algunos ejemplos de rangos y tablas en Excel:

En este caso tenemos un conjunto de celdas adyacentes que están formando una lista de datos “en columna”. La forma de referenciar o nombrar esta lista entonces es haciendo referencia a la primera celda y a la última celda del conjunto de datos. Entre las dos celdas hemos utilizado el operador de direccionamiento o referencia “:”.

También pudo configurarse la lista de otra manera veamos el ejemplo:

En este caso entonces los datos de la lista están configurados formando “una fila”. La forma de referenciar estos datos es igual que en el ejemplo anterior mediante la primera celda de la lista seguido del operador de direccionamiento y mediante la dirección de la última celda. “A1:L1”.

Finalmente mostraremos que ocurre cuando los datos de nuestra lista configuran una tabla. Es decir que están configurados mediante varias filas y varias columnas.

Ahora la información se encuentra en disposición de filas y columnas y toda ella relacionada entre sí. Además las celdas del rango siguen siendo celdas adyacentes, esto es, están juntas. Así que podemos referenciar igual que antes mediante la primera celda del rango el operador de direccionamiento y la última celda del rango, pero eso sí, teniendo en cuenta que la última celda del rango será aquella que se encuentre en la diagonal de la primera celda. De manera que podemos referenciar un rango de más de una fila o más de una columna teniendo en cuenta que la última celda siempre será la del margen inferior derecho más extrema de la tabla.

En el ejemplo de la imagen anterior la referencia sería A1:C13

Los rango de Excel se pueden nombrar para que trabajar con ellos sea más intuitivo puedes consultar más acerca de este tema en Rangos de Excel.

Qué es una tabla.

Una tabla es un conjunto de datos ordenados en forma de matriz de manera que sea muy sencillo ubicar un determinado dato dentro del conjunto. Podemos decir que una tabla no deja de ser un rango de datos. Celdas adyacentes que contienen información valiosa.

Sin embargo la definición de “Tabla en Excel” es algo diferente. No solo es una manera de distribuir la información. Además las tablas de Excel llevan asociadas ventajas y herramientas que nos facilitan trabajar con ellas. Pero antes de entrar a definir características vamos a ver cómo convertir un rango en una tabla dentro de Excel.

Convertir un rango en tabla.

Para convertir un rango en tabla simplemente seleccionaremos el conjunto de datos que configuran nuestra base de datos. Y desde el “menú principal” de Excel haciendo clic sobre “dar formato de tabla” en la sección de estilo.

Podemos elegir cualquier estilo que nos parezca atractivo para nuestra presentación final. Nos indicará el asistente el rango de datos que configura la tabla. Además marcamos la opción de “Encabezados” para que la primera fila de nuestro rango se convierta en la fila de encabezados de la tabla de datos.

De esta manera nuestro rango queda automáticamente convertido en “una tabla de Excel”. Así por ejemplo si elegimos el formato de tabla “Mediano Estilo 2” vemos como automáticamente los datos ya presentan algunas mejoras con respecto a los datos del rango.

La fila de encabezados aparece con el filtro automáticamente, las líneas de la tabla aparecen cada una con un color de banda diferente para facilitar la lectura de los datos. Y si nos fijamos en el margen inferior derecho aparece un símbolo con forma de cuña, “el controlador de tamaño” de la tabla. Además ahora ese conjunto de datos configurado como tabla tiene internamente en Excel un nombre, en nuestro caso, “Table1”.

Nótese que al hacer clic sobre la tabla se activa un nuevo menú en Excel. ”Diseño” donde residen todas las herramientas y mejoras de las que venimos haciendo mención.

Características de las tablas de Excel que las diferencian de un rango

Las tablas de Excel combinan una serie de mejoras con respecto a los rangos que las convierten en una herramienta fantástica para el análisis de datos.

Por ejemplo:

• Las tablas de Excel trabajan con “Fila de encabezados”: Fundamental para trabajar con filtros y tablas dinámicas. Aún así podemos ocultar esta fila desmarcando la opción en el menú diseño de la tabla en el apartado de “opciones de estilo” en concreto en “fila de encabezados”

• Cada fila de una tabla en Excel lleva un color de banda diferente: Indispensable cuando trabajamos con multitud de datos y queremos facilitar la lectura de los mismos.

• Se realizan cálculos automáticamente para cada columna numérica: Se aplica cualquier cálculo que definamos para la columna. Al igual que ocurre con las tablas dinámicas por defecto si no se indica lo contrario se realiza la suma.

Haciendo clic sobre la celda de la cifra “sumada” podremos cambiar el tipo de cálculo que se realiza sobre toda la columna.

Podemos añadir datos a la tabla y podremos ir realizando cálculos sobre las columnas utilizando el asistente sin ninguna complicación.

• Aparece el controlador de tamaño: Finalmente definiremos el controlador de tamaño. Ese pequeño ángulo que aparece en la última celda de la tabla y que nos permite hacer la tabla más grande o más pequeña.

Por defecto si no lo tocamos y pegamos datos que sigan el mismo esquema la tabla aumentará automáticamente. ¿Y qué significa seguir el esquema?, básicamente respetar la estructura definida. Si quisiéramos pegar datos nuevos en nuestra tabla deben venir siguiendo el orden y tipo de dato. Debajo de “Mes” pegaremos datos de tipo mes, debajo de “Vendedor” pegaremos vendedores, etc…

Cargar datos en una tabla.

Vamos por ejemplo a cargar las ventas de nuestros anteriores vendedores relativas al año 2016. Lo primero que hemos hecho es añadir la columna de año a nuestra tabla original. Añadimos columnas o filas igual que con cualquier rango.

Simplemente pegamos los datos a partir de la última fila en la que hubiera datos sin tener en cuenta la fila de totales. Es decir que en este ejemplo pegaremos los datos en la fila 14 puesto que la fila 13 es la que tiene el último dato válido.

Veremos como automáticamente la tabla aumenta su tamaño y ahora el controlador de tamaño de la tabla se ha posicionado en la última celda de la tabla sin nuestra intervención.

¿Pero cuál es la ventaja con respecto al rango?

Para poder responder a esta pregunta entonces introducimos el concepto de “Referencia estructurada” pero no sin antes echar la vista atrás y recordar algo que vimos al inicio de este artículo. Las tablas podían nombrarse. La tabla del ejemplo en concreto se había autonombrado como “Table1”. Y es aquí donde radica el potencial de la tabla puesto que la tabla que hacía referencia a las ventas del año 2017 se llamaba “Table1” pero es que además la tabla que hace referencia a las ventas de 2017 y 2016 también se llama “Table1”.

Seguro que ya estarás ya pensando en el potencial de esto. Si realizamos en una celda una formulación que haga referencia a “Table1” entonces dará igual la cantidad de datos que tenga esa tabla puesto que cada vez que añadamos o quitemos datos la fórmula se actualizará automáticamente puesto que ya no hacemos referencia a un rango de datos sino a un nombre de tabla que aglutina un conjunto de datos cuya dimensión la controla “el controlador de tamaño”.

Referencias estructuradas.

Las referencias estructuradas es el mecanismo mediante el cual hacemos referencia al conjunto de datos que configuran una tabla sin indicar la ubicación de las celdas.

Estamos acostumbrados a trabajar con referencias absolutas, referencias mixtas, o referencias relativas, pero el objetivo ahora es hacer referencia a una tabla que es cambiante entendiendo por cambiante que cambia de tamaño porque se le añaden o quitan registros.

Gracias a las referencias estructuradas podemos formular conociendo el nombre de la tabla y las columnas que la configuran de esta manera aunque cambien los datos los resultados de nuestros cálculos seguirán siendo correctos.

Cambiando el nombre a la tabla.

En primer lugar veamos cómo poner un nombre a la tabla que nos resulte familiar. Por ejemplo a “Table1” la pasaremos a llamar “Ventas”.

Para ello seleccionamos cualquier celda de la tabla y a continuación sobre el menú específico que aparece en Excel “Diseño”. En la sección de propiedades tecleamos directamente el nuevo nombre.

Ahora nuestra tabla ya tiene un nombre más intuitivo de cara a nuestra formulación.

Cálculos con referencias estructuradas.

Para hacer referencia a nuestra tabla dentro de los cálculos que estemos formulando escribiremos directamente su nombre. Así por ejemplo si queremos realizar la suma de todas las ventas en la celda F1 escribiremos =SUMA(Ventas[Acumulado])

Fíjate como al escribir “Ventas” Excel lo reconoce como una tabla interna y nos lo presenta directamente:

De esta manera tan cómoda no tendremos que estar indicando la celda inicial del rango y la celda final del rango. Además si se añaden nuevos datos a la columna el cálculo seguirá siendo correctos puesto que le estamos indicando que se sumen todos los valores de la columna “Acumulado” de nuestra tabla de “Ventas”. Pero veamos como hemos definido que sea la columna de “Acumulado”.

Dentro de nuestra formulación y una vez que hemos hecho referencia a la tabla “Ventas” hemos abierto un corchete. Así Excel sabre que queremos referirnos a un elemento de la tabla. En concreto hemos elegido “Acumulado” pero mira como aparecen diferentes opciones:

Cada una de las etiquetas de columna que aparecen, Mes, Año, Vendedor, Acumulado, hacen referencia a todos los elementos que aparecen en esa columna. Por eso al elegir “Acumulado” en nuestra formulación nos recupera la suma de todos los elementos que aparecen inmediatamente debajo de la etiqueta.

#Todas: Toda la tabla, incluidos los encabezados de columna, datos y totales (si los hay).

#Datos: Solo las filas de datos.

#Encabezados: Solo la fila de encabezado.

#Totales: Solo la fila del total. Si no hay ninguna, devuelve un valor nulo.

#Esta Fila , @ , @ [Nombre de columna]: Solo las celdas en la misma fila que la fórmula.

Veamos el resto de opciones. Para ello hacemos referencia a la tabla publicada por Microsoft en su sitio de Internet.

Añadiendo datos a la tabla para comprobar que los cálculos se actualizan.

Habíamos dejado formulado en nuestro fichero la celda F1 para que se calculará allí la suma de las ventas de todos nuestros vendedores. ¿Qué ocurre si añadimos nuevos datos a la tabla?

El resultado que teníamos era:

Ahora añadiremos nuevos datos, las ventas de 2016, y comprobaremos como el cálculo se actualiza. No podía ser de otra manera puesto que la formulación sigue apuntando a los mismos datos aunque hayan cambiado:

SUMA( Ventas[Acumulado])

Gracias al “controlador de tamaño” internamente Excel recupera los datos adecuados.

Espero que ahora tengas más clara la diferencia entre rangos y tablas en Excel.