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Buscar objetivo en Excel

La función buscar objetivo. Herramientas integradas.


Mediante la función Buscar objetivo Excel calcula de forma iterativa el valor que una determinada celda debe tomar para cumplir con un objetivo. Es necesario conocer la fórmula de cálculo y desconocer sólo una variable de las que intervengan en el cálculo. Un ejemplo simplemente didáctico podría ser el siguiente.

La función buscar objetivo. Ejemplo de uso.


Supongamos que un equipo de vendedores de vehículos recibe una comisión de 500€ cada vez que vende un vehículo. Además conocemos el listado de las comisiones acumuladas de los vendedores y queremos averiguar cuantos vehículos se han vendido. Utilizaremos la función Buscar Objetivo de las herramientas integradas de Excel. Nos fijamos en nuestro listado de comisiones y en como se ha modelado la hoja de Excel para realizar el cálculo iterativo mediante “Buscar Objetivo”.

Mediante la función Buscar Objetivo Excel calcula de forma iterativa el valor que una determinada celda debe tomar para cumplir con un objetivo.

La herramienta “Buscar Objetivo” nos devolverá el resultado en la celda D2. La comisión que es un valor conocido lo hemos fijado en la celda E2 y finalmente en la celda F2 hemos establecido el cálculo:

NºVehículos Vendidos X Comisión = Total.

Recordamos que Total es un valor conocido de partida. Para este ejemplo 140.000€. Una vez modelada la hoja con nuestros valores haremos clic en la cinta de opciones sobre “Datos” y a continuación “Análisis de Hipótesis” y de las tres herramientas disponibles se debe seleccionar “Buscar Objetivo”.

Mediante la función Buscar Objetivo Excel calcula de forma iterativa el valor que una determinada celda debe tomar para cumplir con un objetivo.
En el asistente debemos rellenar los campos teniendo en cuenta que  la celda F2 corresponderá con el resultado de la operación que habíamos definido anteriormente. En el campo “Con el valor” escribimos la cifra total de volumen acumulado. La celda cambiante será la celda que Excel aproximará a través de la herramienta Buscar Objetivo. En este ejemplo se corresponderá con la celda D2.

Mediante la función Buscar Objetivo Excel calcula de forma iterativa el valor que una determinada celda debe tomar para cumplir con un objetivo.

Una vez rellenada la ficha del asistente y tras hacer clic en aceptar el sistema nos devuelve el resultado de la aproximación y lo coloca en la celda cambiante.

 

Fechas formato condicional en Excel.

Aplicando en fechas formato condicional.


Dado un listado de actividades en el que se contemplan dos fechas. Un por cada actividad (“deadline”)  y otra con la fecha real de consecución («End Date»). Buscamos aplicar en fechas formato condicional pero solamente a aquellas fechas cuyo plazo de realización ha expirado. Por ejemplo en la fila 6 vemos que la fecha de consecución “07/05/2015” incumple la fecha límite “06/05/2015”.  Para este caso queremos que automáticamente se resalten los datos de la columna «C» cambiando a otro color para de forma más visual detectar el incumplimiento de fechas.

El resultado perseguido entonces será ver como los datos de la columna «C» que incumplen la condición de fecha de «End Date» menor o igual a fecha «DeadLine» se presenten de forma automática en color rojo. Para ello utilizamos el asistente de formato condicional para aplicar en fechas formato condicional. Dentro del formato condicional usaremos la versión más avanzada. Aplicaremos en «Fechas formato condicional » con el asistente Gestor de reglas en formato condicional y «Utilizar una fórmula para determinar el formato de celdas».

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

Para lograrlo, en primer lugar, seleccionaremos el rango que deseamos resaltar, en el ejemplo C1:C27.

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

 

Seguidamente en el asistente de formato condicional elegiremos la opción “utilizar una fórmula para determinar el formato de celda.

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

En el espacio habilitado para realizar la formulación escribiremos nuestra condición. Para este ejemplo concreto queremos resaltar aquellas celdas cuya fecha de consecución sea superior a la fecha de límite.

=$C2>$B2

Aplicar en fechas formato condicional. Marcar en color rojo fechas de un proyecto que incumplen plazo usando una columna de fechas y formato condicional.

¡Ojo! Estamos utilizando una referencia mixta. También vale la relativa para este caso concreto. Sin que sirva de precedente para esta casuística hay que escribir la referencia de los rangos manualmente. Seguidamente elegimos el formato que deseamos aplicar a aquellas celdas que cumplan la condición. En este caso haremos que la fecha se ponga en color rojo y marcamos negritas para que lo resalte visualmente de forma intensa.

El resultado final y este ejemplo concreto puedes descargarlo haciendo clic Formato_Condicional_Formula.

 

Formato fechas en Excel usando texto en columnas.

Utilizando «Texto en columnas» para cambiar fechas en Excel.

Nos encontramos con fechas en Excel que vienen dadas en formato americano. Es decir en primer lugar el mes y seguidamente el día y año. MM/DD/AAAA.

Mediante el asistente de texto en columnas colocaremos el contenido de una celda en varias columnas separándolo mediante un indicador que en este caso será el carácter “/” aunque también podemos separar los datos en función de un número de caracteres.

Veamos con un ejemplo el funcionamiento:

Al igual que en el anterior caso partimos de una fecha en formato americano.

Usando texto en columnas para cambiar formato de fechas en Excel. Dadas fechas en formato americano las pasaremos a formato europeo mediante este asistente.

Ahora seleccionaremos la columna “H” ya que para este ejemplo se trata de la columna que contiene los datos que queremos transformar.

Usando texto en columnas para cambiar formato de fechas en Excel. Dadas fechas en formato americano las pasaremos a formato europeo mediante este asistente.

Una vez seleccionados los datos, dentro del menú “Data” o “Datos” en caso de la versión en Español, seleccionaremos “Text to Columns”o «Texto en columnas».

Usando texto en columnas para cambiar formato de fechas en Excel. Dadas fechas en formato americano las pasaremos a formato europeo mediante este asistente.

Debemos indicar en el asistente la opción “Delimitados” y presionar el botón “Next”. Debemos marcar como delimitador la opción “Otros” y escribir la contra barra. En la vista previa inferior del asistente vemos como quedará en la hoja de Excel.

Usando texto en columnas para cambiar formato de fechas en Excel. Dadas fechas en formato americano las pasaremos a formato europeo mediante este asistente.

Tras aceptar el resultado que obtenemos es nuestra fecha en columnas. Ahora debemos concatenar los valores en una nueva celda en el orden deseado. Recordar del ejemplo anterior que podemos utilizar el carácter “&” en vez de la función. Para finalizar arrastramos el resultar de concatenar los valores en el nuevo orden y los datos obtenidos los podemos copiar y pegar como valores en la columna que deseemos. Es recomendable que una vez pegados les demos formato de fecha.

Usando texto en columnas para cambiar formato de fechas en Excel. Dadas fechas en formato americano las pasaremos a formato europeo mediante este asistente.

Para finalizar arrastramos el resultar de concatenar los valores en el nuevo orden y los datos obtenidos los podemos copiar y pegar como valores en la columna que deseemos. Es recomendable que una vez pegados les demos formato de fecha.

Usando texto en columnas para cambiar formato de fechas en Excel. Dadas fechas en formato americano las pasaremos a formato europeo mediante este asistente.

Constante, variable, campo calculado en excel.

Qué es una constante variable en Excel

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos: constante, variable y campo calculado. Estos datos normalmente estarán contenidos en celdas. Para acceder a esos contenidos haremos uso de las referencias relativa, referencia absoluta o referencia mixta.

Constante, variable, campo calculado en excel.


Constantes en Excel: Aquellos valores que no cambian a lo largo de la vida de nuestra hoja de calculo. Por ejemplo el IVA

– Variables en Excel: Son valores que a diferencia de las constantes si que cambian. Por ejemplo el valor de las ventas que realiza un comercial mensualmente.

Campos calculados en Excel: Decimos que un campo es calculado cuando es resultado de una operación previa. Por ejemplo el salario anual de una persona que cobra 1200€ al mes en 14 pagas. Diremos que el campo calculado será igual a 1200€ x 14. Un campo calculado también se define como la celda o rango resultado o salida de una función de Excel.

Ejemplos Constante, variable, campo calculado en Excel.


En primer lugar el ejemplo del IVA. Encontramos en una hoja de cálculo una serie de productos sin IVA y queremos actualizar su precio final como precio más el precio con el IVA. Las constantes están muy fuertemente relacionadas con las referencias de tipo absoluto. Es decir con el formato $A$1 que hemos obtenido presionando F4. Y es así porque el valor no cambia a lo largo de la vida útil de la hoja. Es por ello que son constantes.

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos, constante, variable y campo calculado

Podemos entender como variable el número de unidades vendidas. Por ejemplo en la primera fila (fila 2) podemos observar que el número de unidades vendidas es 5. Este dato es un valor variable. Cambia en cada fila. Dependerá de factores no controlables. A diferencia de las constantes que no cambian este dato puede variar y no podemos fijarlo. No debemos usar referencias absolutas con este tipo de datos.

En último lugar tenemos el Total como «Campo calculado» resultado de sumar al Subtotal el importe del IVA. Diremos que un campo es calculado cuando su resultado se obtiene de realizar alguna operación con otros valores de la hoja de cálculo.

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que suele encontrarse dentro del paquete Microsoft Office. Se dice que es un programa del tipo hoja de cálculo, es decir, un programa en el que podemos distribuir información en hojas  y realizar cálculos matemáticos sobre los datos contenidos en esas hojas. Es utilizado en casi todos los entornos laborales, por ejemplo:

  • Financieros: para elaborar informes anuales de cuentas, proyecciones,     balances, modelos financieros…
  • Recursos humanos: para elaborar listados de empleados, programas de formación, calendarios laborales…
  • Operaciones: para elaborar turnos de trabajo, modelos de producción, cuadrantes…
  • Dirección: para elaborar cuadros de mando, planos estratégicos…
  • Oficinas de proyectos: Para elaborar informes de rendimiento, asignación de tareas…

La primera versión del software se presento en 1985 para Apple Mac y se denominó «Excel 1.0» Para Microsoft Windows la primera versión en presentarse que se denominaría como «Excel 2.0» se presentó en 1987. Después algunas versiones se han ido solapando en numeración para las dos versiones de sistemas operativos mas utilizados en el mercado. A partir de 1995 se fueron presentando versiones dentro del paquete Office donde a parte de la hoja de cálculo existen otros programas ofimáticos para redacción de textos, realizar presentaciones o crear bases de datos.

Las versiones más conocidas para Microsoft Excel para Windows son:


Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

  • Excel 95 como parte de Office 95
  • Excel 97 como parte del paquete Office 97
  • Excel 2000 como parte de Office 2000
  • Excel 2003 como parte de Office 2003
  • Excel 2007 como parte de Office 2007
  • Excel 2010 como parte de Office 2010
  • Excel 2013 como parte de Office 2013

Ya se ha presentado Office 2016 y  la nueva versión 2016.

A día de hoy lo más extendido en entornos laborales es la versión  2010 si bien es cierto que algunas compañías mantienen versiones anteriores como 2007.

Es recomendable mantenerse en versiones iguales o por encima de 2010 ya que estas nuevas versiones mejoran y corrigen fallos conocidos además de proveer de herramientas cada vez más potentes.

«Lo que sabemos es una gota de agua. Lo que ignoramos es el océano»

Isaac Newton