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Tanto por ciento y tanto por uno en Excel.

Escrito por Iván Antona en 18 abril, 2017. Publicado en Excel Básico.

En Excel podemos expresar valores numéricos en formato de tanto por ciento y tanto por uno.

Veamos como hacerlo con un ejemplo.

Supongamos que queremos evaluar el tanto por ciento de alumnos que han aprobado un examen de Excel. En la celda F9 calculamos la proporción de aprobados con respecto al total de alumnos, es decir, dividimos el valor 10 entre 13. Y el resultado que obtenemos se presenta en formato de tanto por uno. Si tenemos en cuenta que 1 sería el total de alumnos , es decir, los 13 alumnos censados en el aula vemos que los 10 alumnos del ejemplo proporcionalmente equivalen a 0,77

Para calcular la proporción de alumnos que suspendieron el examen podemos seguir dos métodos.

Primer método: Como conocemos que el valor 1 equivale a 13 alumnos y sabemos que 10 alumnos equivalen a 0,77 podemos averiguar la proporción de suspensos restado 1-0,77= 0,23
Segundo método: Al igual que hicimos con el caso de alumnos aprobados podemos dividir el número de suspensos, en este caso 3, entre el número total de alumnos. Como resultado obtendremos la proporción de alumnos que suspendieron el examen.

Lo más cómo cuando trabajamos en Excel es que simplifiquemos el concepto tanto por ciento y tanto por uno y siempre trabajemos en tanto por 1. Esto nos facilitará las cosas puesto que cuando tenemos valores porcentuales expresados en tanto por uno su cambio en Excel a tanto por ciento es inmediato.

Para ello simplemente tendremos que seleccionar el dato que queremos expresar en tanto por ciento y haciendo clic en el icono % nos convierte el número.

Si no tenemos este detalle en cuenta y trabajamos con proporciones expresadas en otros órdenes de magnitud al transformarlas a % obtendremos valores muy elevados que nos darán una pista sobre los que puede estar pasando.

Puedes consultar información adicional en el sitio de Microsoft.

¿Qué es una función en Excel?

Escrito por Iván Antona en 16 abril, 2017. Publicado en Excel Básico.

Una función en Excel es «una maquinaria» capaz de procesar una serie de datos para convertirlos en un producto final o resultado.

La revolución industrial se inicia a mediados del siglo XVIII en Inglaterra. En poco tiempo una serie de transformaciones tecnológicas, económicas y sociales cambian el curso de la historia. El concepto de industrialización y el desarrollo de nueva maquinaria que facilita el trabajo revoluciona la sociedad. Pues bien, ¿qué es una función en Excel? haciendo un paralelismo podríamos decir que las funciones de Excel son la maquinara que nos ayuda a industrializar nuestras hojas de cálculo.

Una función en Excel es «una maquinaria» capaz de procesar una serie de datos para convertirlos en un producto final o resultado. Habíamos visto como las fórmulas en Excel nos permitían realizar cálculos mas o menos complejos con los contenidos de las celdas. Las funciones también realizaran cálculos complejos con los contenidos de las celdas pero a diferencia de las fórmulas no debemos conocer operadores ni controlar el flujo del cálculo. Las funciones en Excel trabajan como cajas negras en las que introducimos «argumentos» y recibimos en su salida «resultados».

Existen múltiples funciones en Excel y se agrupan en familias para que podamos localizarlas con mayor facilidad cuando precisemos de su trabajo. Las principales familias de funciones de excel se pueden localizar en el menú «Formulas» y son las siguientes:

Familias de funciones en Excel

Financieras
Lógicas
Texto
Fecha y hora
Búsqueda y referencia
Matemáticas y trigonométricas
Estadísticas
Ingeniería
Cubo
Información
Compatibilidad
Web

Ejemplo de función en Excel

Un ejemplo de función muy sencilla pero que explica muy bien este concepto es la función de fecha y hora HOY( ). Esta función de Excel nos devuelve la fecha del día de hoy. También tenemos la función AHORA() que además de decirnos la fecha de hoy nos indica la hora exacta en este momento. Si lo analizamos en detalle no sabemos que es lo que ha ocurrido. No conocemos sus cálculos internos, no sabemos si se utilizaron operadores, operandos, etc… En realidad nos da igual, solo nos interesa el resultado final.

Además de lo anterior Excel nos brinda la oportunidad de crear nuevas funciones. Podemos elaborar nuestras propias funciones que resuelvan una problemática bien definida y que no quede solventada con las funciones ya existentes.

¿Qué es una fórmula en Excel?

Escrito por Iván Antona en 15 abril, 2017. Publicado en Excel Básico.

Cuando trabajamos en Excel hablamos de funciones y hablamos de fórmulas, pero, ¿Qué es una fórmula en Excel?

Si lo pensamos detenidamente estamos habituados a trabajar con la calculadora para realizar operaciones de forma rápida, por ejemplo, si queremos averiguar el precio unitario de la lata de coca cola en el supermercado de un pack de 12 latas al precio de 6,50€ normalmente con el teléfono móvil realizamos la operación y escribimos 6,50/12 = 0,54€. Entonces lo que estamos realizando es una fórmula donde intervienen operadores y operandos.

Operando (6,50) Operador (/) Operando (12) Operador (=) Resultado (0,54)

Con la hoja de cálculo también podemos realizar estos cálculos sencillos. Podemos «formular» la hoja para que los cálculos se automaticen. Pero siempre teniendo en cuenta que las fórmulas necesitarán de datos y de operadores.

Las fórmulas en Excel pueden trabajar con datos o con referencias a celdas. Además dentro de una fórmula podemos anidar otras fórmulas y manejar el orden en que se van realizando las operaciones mediante el uso de «( )»

Cómo se alinean los datos en las celdas

Escrito por Iván Antona en 15 abril, 2017. Publicado en Excel Básico.

Pocas veces nos fijamos que al escribir un número en una celda de Excel automáticamente se alinea a la derecha de la celda. Sin embargo si lo que escribimos en la celda es un texto se alinea a la izquierda.

Este detalle es muy interesante y pocas veces paramos a fijarnos en el pero nos evitará múltiples fallos. ¿Cuántas veces no sabemos porqué una función de Excel no nos devuelve el dato esperado a pesar de estar correctamente definida? Debemos entonces tener en cuenta como se alinean los datos en las celdas de Excel y pensar en que quizás el cambiar la alineación de los datos de una columna de números, textos o fechas no sea muy buena práctica.

¿Te has preguntado alguna vez cómo se alinean los datos en las celdas y por qué las fechas se pueden representar como números?

Las fechas en Excel en realidad son números.

En Excel se estipula el 01/01/1900 como la fecha inicial o base de este sistema tan peculiar e ingenioso. De esta manera el 1 de enero de 1900 se corresponde con el número 1, el 02 de enero de 1900 se corresponde con el número 2 y así sucesivamente. Por ejemplo el 1 de Enero de 2017 se corresponde con el número 42736. Lo que significa que desde el 01 de Enero de 1900 hasta el 1 de Enero de 2017 han transcurrido un total de 42736 días. Este sistema permite que se puedan sumar fechas, restar fechas, etc… Existen multitud de funciones que podemos utilizar para trabajar con fechas.

Sin embargo lo que se pretende en este pequeño artículo es llamar la atención del concepto inicial. ¿Si la fecha es un número entonces dónde se alinea? La respuesta es a la derecha. Como el resto de números las fechas se deben alinear a la derecha.

Así que OJO!!! si una fecha aparece alineada a la izquierda entonces no podremos utilizar las funciones de fecha, no podremos agrupar fechas, etc…

Nombrar celdas en Excel

Escrito por Iván Antona en 15 abril, 2017. Publicado en Excel Básico.

Para nombrar celdas en Excel simplemente hay que indicar a que columna y fila pertenece cada una de ellas.

Una celda no es más que la intersección de una columna y una fila de modo que cada una de ellas tiene un nombre (Columna) y apellidos (Fila). En el ejemplo

De esta manera todas las celdas de Excel tiene su referencia unívoca y podremos utilizarlas en cálculos independientemente de su contenido. Esto es lo que confiere a Excel su gran potencial. Si nos paramos a analizarlo en detalle entonces nos damos cuenta de como hemos trabajado durante años sin pararnos a pensar en algo tan obvio y es que trabajamos con el contenido de las celdas sin embargo nos referimos a ellas por su nombre y apellidos.

Modelamos funciones muy complejas que se refieren siempre a los nombres y apellidos de las celdas. De esta manera, cuando cambiamos el contenido de la celda, nuestra función sigue teniendo validez. Es entonces fundamental intentar siembre que nuestras funciones trabajen con «nombres de celda» y evitar en la medida de lo posible introducir valores en las funciones. Pongamos un ejemplo:

En la celda K3 hemos diseñado una función que nos calculará la suma de H3 e I3. Haciendo uso de una función y dos referencias podremos usar ese calculo a pesar de que los datos en H3 e I3 cambiase. ¡¡¡Podemos reutilizar el cálculo!!! Esta forma de trabajar se considera una buena práctica en Excel. Puedes consultar otras buenas prácticas aquí.

Sin embargo, si hubiéramos escrito una fórmula, como la que se muestra a continuación no podríamos reutilizar el cálculo. Cada vez que cambiase el contenido de las celdas H3 e I3 tendríamos que actualizar nuestra fórmula.

Nombrar celdas en Excel formato R1C1

Por defecto para nombrar celdas en Excel utilizamos el formato (columna,fila) como si se tratase de unas coordenadas. Por ejemplo para referenciar a la celda intersección de la columna B con la fila 2 diremos B2.

Pues bien, existe otro forma, mucho menos común de referenciar a las celdas. Y es mediante el modelo Fila 1, Columna 1. Este modelo establece que las columnas se identifican de forma numérica en vez de utilizar letras. Si nos fijamos en el gráfico la celda que normalmente nombraríamos como D6 ahora es la R6C4 dónde la R (rows) se refiere a las filas y la C (columns) se refiere a las columnas.