Referencias en Excel. Tipos de referencias.

Referencias en Excel significa dar las coordenadas exactas de una celda. Es definir de forma unívoca una celda o un rango.  Así cuando decimos o hacemos referencia a una celda lo hacemos indicando su ubicación en la hoja con las coordenadas (Columna, Fila). Como haríamos en el  juego de los barcos.

Si por ejemplo deseamos localizar en la hoja de cálculo la celda “A2”  debemos buscar la columna A y su intersección con la fila 2.

Referencias en Excel. Tipos de referencias.

Cuando trabajamos con la hoja de cálculo nos encontramos con diferentes situaciones en las que tenemos que hacer referencia o nombrar celdas y rangos debido a que formarán parte de un cálculo matemático sencillo o quizás serán argumentos de funciones complejas.

El cómo indicamos la dirección de estás celdas o rangos es fundamental para conseguir dos únicos  objetivos pero que son indispensables en el uso de Excel:

  • Que el resultado final sea correcto.
  • Ahorrar tiempo en la modelización y cálculos.

La principal ventaja manejo de la hoja de cálculo es poder utilizar y definir nuestros propios modelos. Ya sean modelos financieros, modelos matemáticos, modelos conceptuales, o modelos mas sencillos con información relativa a nuestro negocio. Para un buen funcionamientos de todos estos modelos es fundamental el conocimiento y buen manejo de las referencias. El aplicar la referencia adecuada en cada momento nos evitará mucho trabajo y convertirá nuestra hoja en una herramienta perfecta para la toma de decisiones.

Formas de dar una referencia en Excel


Dentro de Excel se pueden utilizar tres formas diferentes para referenciar o ubicar celdas y rangos:

Encontramos más ejemplos y explicaciones de referencias en excel en el siguiente enlace.

 

Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que suele encontrarse dentro del paquete Microsoft Office. Se dice que es un programa del tipo hoja de cálculo, es decir, un programa en el que podemos distribuir información en hojas  y realizar cálculos matemáticos sobre los datos contenidos en esas hojas. Es utilizado en casi todos los entornos laborales, por ejemplo:

  • Financieros: para elaborar informes anuales de cuentas, proyecciones,     balances, modelos financieros…
  • Recursos humanos: para elaborar listados de empleados, programas de formación, calendarios laborales…
  • Operaciones: para elaborar turnos de trabajo, modelos de producción, cuadrantes…
  • Dirección: para elaborar cuadros de mando, planos estratégicos…
  • Oficinas de proyectos: Para elaborar informes de rendimiento, asignación de tareas…

La primera versión del software se presento en 1985 para Apple Mac y se denominó «Excel 1.0» Para Microsoft Windows la primera versión en presentarse que se denominaría como «Excel 2.0» se presentó en 1987. Después algunas versiones se han ido solapando en numeración para las dos versiones de sistemas operativos mas utilizados en el mercado. A partir de 1995 se fueron presentando versiones dentro del paquete Office donde a parte de la hoja de cálculo existen otros programas ofimáticos para redacción de textos, realizar presentaciones o crear bases de datos.

Las versiones más conocidas para Microsoft Excel para Windows son:


Qué es Excel. Versiones de Excel en el mercado.

  • Excel 95 como parte de Office 95
  • Excel 97 como parte del paquete Office 97
  • Excel 2000 como parte de Office 2000
  • Excel 2003 como parte de Office 2003
  • Excel 2007 como parte de Office 2007
  • Excel 2010 como parte de Office 2010
  • Excel 2013 como parte de Office 2013

Ya se ha presentado Office 2016 y  la nueva versión 2016.

A día de hoy lo más extendido en entornos laborales es la versión  2010 si bien es cierto que algunas compañías mantienen versiones anteriores como 2007.

Es recomendable mantenerse en versiones iguales o por encima de 2010 ya que estas nuevas versiones mejoran y corrigen fallos conocidos además de proveer de herramientas cada vez más potentes.

«Lo que sabemos es una gota de agua. Lo que ignoramos es el océano»

Isaac Newton

 

 

Estructura de Excel la hoja de cálculo.

La estructura de Excel como hoja de cálculo es de matriz formada por filas y columnas. Las filas se nombran de forma numérica desde 1 y hasta 1.048.576. Las columnas se nombran con letras y van desde la A hasta la XFD o lo que es lo mismo 16.384 columnas. Aunque esto cambia con cada versión nueva y se va aumentando el espacio de trabajo más y más.

Estructura de Excel Filas y columnas


Otra característica de la estructura de Excel es la intersección de cada fila con cada columna en una celda única. Así por ejemplo la celda C3 se corresponde con la intersección de la fila 3 con la columna C. De este modo podremos nombrar o acceder a cada celda de forma unívoca. Entonces podemos decir:

La forma de localizar un valor dentro de nuestra hoja de Excel es mediante las coordenadas “Columna, Fila” Por ejemplo diremos que el número 11 se encuentra en la A5.  La forma para referirse a todos los elementos contenidos desde la A1 hasta la A9 es mediante el rango A1:A9. Si además nos queremos referir a los datos de B y C el rango de todos los datos contenidos en A,B,C desde la fila 1 a la 9 es A1:C9

La estructura de Excel es de matriz.

Estructura de Excel de menús


El primer menú de Excel, “Archivo”, contiene todas las funcionalidades necesarias para generar, localizar, o almacenar ficheros Excel. El nombre “Archivo” hace referencia a los archivos físicos en los que se almacenan distintas informaciones en carpetas o expedientes. La primera funcionalidad “Información” muestra una vista de datos generales del fichero tales como: Tamaño, Título, Autor, Modificaciones… Existe la posibilidad de añadir etiquetas y categorización. Estos datos ayudan a sistemas documentales y motores de búsqueda a indexar ficheros de tal manera que la búsqueda de los mismos posteriormente sea mucho más ágil y sencilla. También es muy útil la fecha de creación y última modificación y la posibilidad de añadir otros autores.

Existen varios menús y con las versiones van cambiando. Pero en esencia se mantiene una uniformidad.

 

Hoja de cálculo. Qué es. La hoja más famosa «Excel»

Ideas generales sobre lo que es una hoja de cálculo


Una hoja de cálculo es un programa informático cuya finalidad es realizar cálculos matemáticos con datos introducidos previamente por nosotros. Los ficheros generados por las hojas de cálculo se denominan «Libros». Los libros generados por Microsoft Excel tienen la extensión «.xls». En versiones más modernas «.xlsx».

Los libros a su vez se componen por hojas. Por eso es normal escuchar frases como «Estoy trabajando con la hoja de proveedores» o «pásame por mail la hoja de clientes». Las hojas de Excel están compuestas por celdas. Cada celda es la unidad mínima de Excel y es el espacio donde nosotros introduciremos datos, fórmulas o funciones. Cada celda es referenciada de forma unívoca mediante un número y una letra igual que el juego de barcos que todos conocemos. Nombrar una celda es lo que se conoce como «referenciar una celda».

Un conjunto de celdas adyacentes se denomina rango. Los rangos también pueden ser referenciados y utilizados en fórmulas y funciones matriciales. La hoja de cálculo de Microsoft se denomina  Excel y lleva en el mercado desde 1985.

Ideas generales sobre lo que no es una hoja de cálculo


La hoja de cálculo es aveces la gran desconocida. Quizás una primera aproximación que hacemos todos a la hoja de cálculo sea como una simple «calculadora». Excel no es una calculadora aunque puede realizar cualquier operación que realicemos con una calculadora.

Otro uso muy extendido es la creación de tablas y listas. Por ejemplo se usa muy a menudo en la creación de un horario de clase o para elaborar la lista de la compra. Estos usos no son inadecuados pero se pueden realizar con un procesador de textos. Luego la hoja de cálculo, tampoco es un editor de textos.

La hoja de cálculo nos permite modelar problemas de la vida cotidiana y realizar análisis sobre esa información. Podemos trabajar con distintos escenarios a la vez, o realizar análisis de sensibilidad. Podemos aplicar modelos estadísticos complejos o simplemente presentar una tabla con las vacaciones de los empleados.

 

Inmovilizar paneles en excel

Cómo Inmovilizar paneles en Excel

Muchas veces trabajamos con documentos excel que contienen muchos datos, tanto es así, que según avanzamos en la hoja perdemos la referencia de las cabeceras de tal modo que no sabemos muy bien que dato corresponde a que cabecera. Una forma útil de no perder esta referencia es a través de la funcionalidad «Inmovilizar paneles». En este ejemplo nos encontramos con un listado de ventas de varios empleados. Vamos a fijar la fila superior de tal manera que según nos desplacemos por la hoja hacia abajo las cabeceras quedarán siempre a la vista. Para ello seleccionamos la fila completa inmediatamente siguiente a las cabeceras que queremos fijar. En este ejemplo la Fila 2.

Seguidamente en el menú «Vista» haremos clic sobre la opción «Inmovilizar». Para este ejemplo seleccionamos la primera opción «Inmovilizar paneles»

A partir de este momento siempre tendremos la fila superior de cabeceras fijada.