Blog Cursos Excel para Empresas - Página 7 de 17

Tablas dinámicas en excel- Entrada 53-002

Elaborando informes con tablas dinámicas

Escrito por Iván Antona en 20 marzo, 2017. Publicado en Excel Intermedio, Herramientas Integradas, Tablas dinámicas.

En los apartados anteriores hemos visto cómo realizar un informe de tabla dinámica. Simplemente es necesario revisar los datos del origen de datos para que no existan filas o columnas en blanco, que además existan datos homogéneos y estructurados bajo columnas etiquetadas con nombres claros y relevantes. Ahora vamos a continuar elaborando informes con tablas dinámicas.

Puedes consultar más información en los apartados anteriores:

Una vez conseguidos los datos bajo esos criterios y lanzado el asistente de tablas dinámicas podremos conseguir distintos informes en función de cómo coloquemos los campos en la zona de diseño. Sin embargo vamos a profundizar un poco más esta forma de trabajar.

Recuerda que el fichero que se utiliza en las explicaciones se puede descargar aquí:

[wpdm_package id=’2801′]

Elaborando informes con tablas dinámicas. Batería de preguntas.

Como podemos observar en nuestra base de datos tenemos datos de transacciones o ventas de dos tipos de servicios, formación y consultoría, en diferentes zonas dentro de España.

Además en cada zona existe un responsable de oficina de ventas. Mediante distintos informes de tablas dinámicas queremos contestar a las siguientes preguntas:

¿Qué cifra de ventas se ha obtenido en cada zona desglosada por servicio?
Evolución de las ventas mensual y trimestral de cada servicio.
¿Cuál es nuestro representante de ventas que ha conseguido más ventas en cada uno de los servicio ofrecido? ¿y el que menos?

¿Qué cifra de ventas se ha obtenido en cada zona desglosada por servicio?

Esta pregunta quedo contestada en apartados anteriores. Sin embargo en esta ocasión vamos a abordar el problema realizando un pequeño análisis.

¿Qué campos estarán involucrados en este informe? ¿Podremos contestarlo elaborando informes con tablas dinámicas.?

Vamos a necesitar los campos de Zona, Servicio y Precio. Ahora tenemos que decidir cómo lo vamos a presentar en nuestro informe de tabla dinámica.

Una vez hemos definido como colocaremos los campos en nuestro informe nos disponemos a añadir la tabla dinámica seleccionando los datos e insertando la tabla en una nueva hoja. Una vez creada la tabla arrastramos los campos en la zona de diseño según hemos establecido en la anterior figura. Cabe destacar que el “Valor” por defecto nos devuelve la suma de todas las cifras de ventas agrupadas por zona y tipo de servicio. El tipo de cálculo realizado se denomina “Campo calculado” y no necesariamente tiene porque ser una suma. Más adelante veremos otro ejemplo con otro tipo de operación.

[wpdm_package id=’2801′]

Creando una tabla dinámica

Escrito por Iván Antona en 19 marzo, 2017. Publicado en Excel Intermedio, Herramientas Integradas, Tablas dinámicas.

En este ejemplo vamos a continuar creando una tabla dinámica con los datos de vendedores que ya habíamos utilizado en las entradas anteriores. Habíamos comprobado que la información se encuentra estructurada en una tabla que cumple con las requisitos mínimos para crear una tabla dinámica puesto que la información se encuentra encuentra en columnas y el primer valor de cada columna es una etiqueta de columna que describe perfectamente la información que hay inmediatamente debajo. Además los datos son homogéneos y no hay ni errores ni espacios en blanco.

En definitiva es el momento de seguir creando una tabla dinámica.

Para crear la tabla dinámica y una vez revisados los datos. Simplemente seleccionaremos la tabla completa incluidos los encabezados. Y haremos clic en la ficha “Insertar” y dentro del grupo “Tablas” elegimos la opción “Tabla dinámica”.

A continuación el asistente de tablas dinámicas nos preguntará donde deseamos generar nuestra nueva tabla dinámica. Por defecto suele ser en una nueva hoja del libro.

Puedes descargar el fichero para continuar creando la tabla dinámica.

[wpdm_package id=’2801′]

La tabla dinámica queda formada por la zona de diseño que se encuentra en el margen derecho de la pantalla y por la zona del informe de tabla localizado en la zona izquierda de la hoja.

Arrastrando campos desde la zona de “Campos de tabla dinámica” a las zonas de “Columnas”, “Filas” y “Valores” veremos como la zona de “Presentación” va cambiando de forma dinámica. Por ejemplo, arrastraremos el campo “Zona” a la zona de “Filas” y el campo “Servicio” a la zona “Columnas”, finalmente arrastraremos el campo “Precio” a la zona de “Valores”, El resultado se muestra a continuación.

Tablas dinámicas. Preparando los datos.

Escrito por Iván Antona en 16 marzo, 2017. Publicado en Excel Intermedio, Herramientas Integradas.

Para el correcto funcionamiento de las tablas dinámicas es fundamental que los datos de la hoja origen se encuentren colocados en filas y columnas bajo etiquetas únicas y cuyo nombre sea representativo. No deben existir filas o columnas en blanco en la lista de datos. Y los datos deben ser homogéneos.

Pongamos un ejemplo sencillo de una tabla correcta para presentar información en forma de “Tabla Dinámica”.

Vemos que bajo la designación “Fecha” encontramos listadas las distintas fechas en los que se ha realizado alguna transacción. Lo mismo ocurre con “Vendedor” bajo la etiqueta encontramos los distintos responsables de ventas que han realizado la transacción. “Comunidad”, “Zona”, etc… Como se ve en la tabla adjunta no existen filas en blanco. Es también fundamental para el correcto funcionamiento de las “Tablas Dinámicas” que los tipos de datos que existen bajo una etiqueta de columna sean exactamente iguales, es decir, bajo el campo “Fecha” debemos tener siempre fechas, igual ocurre bajo la etiqueta de “Comunidad” bajo ella siempre aparece texto relativo al nombre de una comunidad.

Diremos en este caso que la tabla está correctamente diseñada y puede ser utilizada para presentar información mediante tablas dinámicas.

Como resumen para el buen funcionamiento de las tablas dinámicas los datos deben:

Figurar bajo columnas cuya primera celda es una etiqueta con nombre descriptivo.
No deben existir filas o columnas en blanco dentro de la tabla.
Los datos de cada columna deben ser homogéneos. Las fechas bajo “Fechas”.

Entendiendo las tablas dinámicas de Excel.

Escrito por Iván Antona en 15 marzo, 2017. Publicado en Excel Básico, Herramientas Integradas.

Definición de tablas dinámicas.

Normalmente contamos con hojas de cálculo que contienen multitud de datos. Esos datos “en crudo” necesitan ser tratados (normalmente con tablas dinámicas) para convertirse en información de utilidad para la toma de decisiones. Afortunadamente Microsoft Excel cuenta con varias herramientas que nos permiten llevar a cabo esta operación de “cocinado de los datos” por ejemplo subtotales ,consolidar, filtros avanzados, etc… Estas herramientas junto con la correcta utilización de funciones como “contar.si.conjunto” o “sumar.si.conjunto” y una pizca de creatividad nos permiten presentar informes. Sin embargo no son tan ágiles como las “Tablas Dinámicas” y a veces este “cocinado” puede resultar muy tedioso y poco intuitivo.

Gracias a las “Tablas Dinámicas” podremos agrupar y organizar los datos de ficheros Excel con cientos de filas y columnas de forma sencilla y ágil para obtener “conocimiento” de utilidad en cuestión de segundos.

Podemos entonces definir una tabla dinámica como una presentación en forma de tabla de los datos contenidos en una hoja de cálculo de tal forma que nos ayude a contestar preguntas lógicas sobre esa información. Por ejemplo ¿Cuál es el volumen total de ventas?, ¿Zona en la que se realizan más ventas?, ¿Cuál es el mejor vendedor?

Se pretende presentar los datos agrupados en base a criterios relevantes para el lector del informe. Queremos entonces convertir todos los datos en informes breves y concisos que respondan exactamente a nuestras necesidades.

Se denominan dinámicas porque con los mismos datos obtenemos distintas tablas en tamaño y forma, capaces de contestar a distintas preguntas. Hay que destacar en este punto que una serie de datos visualizados desde distintos puntos de vista, nos ofrece alternativas y mayor riquza de la información y en consecuencia un mayor conocimiento.

Función Largo en Excel

Escrito por Iván Antona en 6 julio, 2016. Publicado en Funciones Texto.

Función Largo en Excel. Para qué sirve.

La función largo en Excel permite conocer cuántos caracteres tiene una cadena de texto. Por ejemplo la palabra “Hola” consta de cuatro caracteres. La función Largo nos devolverá entonces el número cuatro cuando el argumento que le pasemos a dicha función sea esta misma palabra.

La función pertenece a la familia de funciones de texto. Su uso es muy sencillo, sin embargo, es una función muy utilizada en combinación con otras funciones de texto como la función extrae en Excel o la función sustituir en Excel.

F	U	N	C	I	O	N	E	S
1	2	3	4	5	6	7	8	9

La palabra “Funciones” cuenta con 9 caracteres. La función largo nos devolverá el valor 9 cuando le pasemos como argumento la palabra.

Función Largo en Excel. Argumentos.

LARGO (texto)

La función izquierda admite un único argumento que es obligatorio.

texto: El texto que contiene la palabra original. Concretamente una celda que contendrá el texto.

Función Largo en Excel. Ejemplo.

Supongamos que tenemos un listado e nombres de empleados. Para cada nombre de empleado generaremos una cuenta de usuario para que puedan acceder al sistema de formación online de la compañía. Sin embargo el sistema solo permite nombres de usuario con 12 caracteres. Para ello utilizaremos varias funciones de texto y además comprobaremos con la función largo en Excel que se cumpla esta restricción.

En la columna A contamos con el nombre al completo del usuario. En la columna B y aplicando la función largo en Excel obtendremos el tamaño real de la cadena completa. Para esto escribiremos:

= LARGO (A2)

Copiando lo función al resto del rango obtenemos el tamaño de la cadena. A continuación hemos utilizado la función encontrar en Excel tanto en la columna C como en la columna D para averiguar en que posiciones se encuentra el primer apellido.

La idea es utilizar la inicial del nombre y el primer apellido para formar el nombre de usuario. Una vez formada esta cadena que conseguimos en la columna E concatenando mediante la función concatenar de forma abreviada utilizando el operador & el resultado de utilizar la función izquierda y la función extrae.

De nuevo comprobamos en la columna F si el tamaño de la nueva cadena cumple los requisitos de ser menor o igual a 12 caracteres.

Función Largo en Excel en Inglés.

La función largo en inglés es Len. Su formato es el siguiente

LEN(text)

[wpdm_package id=’2359′]