La función extrae de Excel permite recuperar una sub cadena de texto de dentro de una cadena de texto mayor. Esta función pertenece a funciones de texto.

Función Extrae en Excel, para qué sirve.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Funciones, Funciones Texto.

La Función Extrae en Excel

La función extrae de Excel permite recuperar una sub cadena de texto de dentro de una cadena de texto mayor. Esta función se encuentra archivada dentro del grupo de funciones de texto. Es una función que por sí sola tiene poca utilidad, no obstante, combinada con otras funciones tiene un gran potencial.

La función extrae en Excel recupera carácter a carácter una palabra de una frase mayor o palabra mayor. Si nos fijamos en eLa función extrae de Excel permite recuperar una sub cadena de texto de dentro de una cadena de texto mayor. Esta función pertenece a funciones de texto.l gráfico vemos la utilidad de la función para realizar la extracción de la sub cadena de texto. Por ejemplo la cadena “este” es a su vez una sub cadena de la palabra “oeste”. Con la función extraer podremos obtener a partir de una palabra o frase contenida en una celda otra palabra o frase en una nueva celda. Por ejemplo, teniendo la palabra “OESTE”, en la celda A1 podemos mediante el uso de la función extrae poner en la celda B1 la palabra “ESTE”.

Algunos ejemplos de utilización de esta función podrían ser los siguientes:

Dado un número de teléfono con prefijo eliminar el prefijo para dejar una columna con el teléfono solo. También puede ser utilizada para eliminar espacios en blanco que vengan en una celda. O bien para recuperar un DNI sin la letra. Recuperar el nombre de usuario a partir de la cuenta de correo electrónico. Otra utilidad de la función extrae es la depuración de datos cuando trabajamos con listados de información recuperada de Internet. Es una herramienta interesante para depurar listas de palabras que podremos utilizar en SEO más tarde.

Combinada la función extrae de Excel con otras funciones de texto abre un amplio abanico de posibilidades. Por ejemplo para realizar el tratamiento de fechas que vienen dadas en distintos formatos.

Función Extrae en Excel, argumentos de la función.

Como la mayoría de funciones de Excel, la función extrae de Excel, necesariamente precisa de varios argumentos. En este caso en concreto precisa que se le indiquen tres argumentos.

  • Texto: Es el primer argumento. Se refiere a la cadena, frase o palabra original de la que extraeremos una sub cadena o palabra.
  • Posición_inicial: Segundo argumento. Se refiere a ¿Desde dónde extraemos? En el caso de la palabra “oeste” para extraer la palabra “este” tendremos que decir que la posición inicial es dos. Es decir desde la posición que ocupa la primera letra de la palabra a extraer.

         La función extrae de Excel permite recuperar una sub cadena de texto de dentro de una cadena de texto mayor. Esta función pertenece a funciones de texto.

  • Núm_de_caracteres: Último argumento de la función extrae. En concreto se refiere al número de caracteres que tiene la palabra extraída. Siguiendo con el ejemplo anterior. Este argumento debiera ser igual a cuatro. Puesto que la palabra “Este” tiene cuatro letras.

Función Extrae en Excel, ejemplo.

En el siguiente ejemplo vamos a hacer uso de la función extrae.

La función extrae de Excel permite recuperar una sub cadena de texto de dentro de una cadena de texto mayor. Esta función pertenece a funciones de texto.

Función Extrae en Excel en inglés, MID().

La función extrae en inglés es mid. Su formato es el siguiente mid(text;start_num;num_chars)

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto.

Función Encontrar en Excel.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Funciones, Funciones Texto.

Función Encontrar en Excel. Para qué sirve.

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto. Es  muy parecida a la función extraer pero en este caso simplemente localiza el texto dentro de la cadena más larga que le indiquemos y nos devolverá la posición donde comienza el texto buscado.

Si deseamos encontrar “LARIN” dentro de la cadena de texto otorrinolaringología la función encontrar nos devolverá el valor 9. Puesto que es en esa posición donde empieza la sub cadena “LARIN”.

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto.

Esta función por si sola parece ser poco útil. Pero combinada con otras funciones de Excel tiene un grandisimo potencial

Función encontrar en Excel. Argumentos.

Como la mayoría de funciones de Excel, encontrar, necesariamente precisa de varios argumentos. En este caso en concreto precisa que se le indiquen tres argumentos.

  • Texto buscado: Cadena de texto buscada. En el ejemplo anterior “LARIN” hay que tener en cuenta que esta función diferencia mayúsculas de minúsculas. No es lo mismo “LARIN” que “larin” o “Larin”.
  • Dentro del texto: Cadena de texto completa en la que realizaremos la búsqueda. En el ejemplo anterior se trata de la cadena “OTORRINOLARINGOLOGIA”.
  • Empezando en la posición: Es la posición desde donde comenzará la búsqueda. Es un argumento opcional. Si no se rellena se establece por defecto a 1, es decir, comenzará a buscar al inicio de la cadena de texto. Aunque se rellene este argumento la función siempre devuelve la posición desde el inicio de la cadena.

Función encontrar en Excel. Ejemplo.

Tenemos que localizar “LARIN” como en el ejemplo inicial dentro de la cadena “OTORRINOLARINGOLOGIA”. Esta cadena se encuentra en la celda F1. El resultado lo veremos en la celda F2.

La función encontrar se encuentra dentro de la familia de funciones de texto. Su objetivo es localizar un texto o un carácter dentro de otro texto.

Función encontrar en Excel en inglés.

La función encontrar en Excel se utiliza en inglés como FIND(Find_Text;Within_Text;Start_num).

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Listas personalizadas en Excel. Crear, ordenar, modificar listas personalizadas Excel.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Qué son las listas personalizadas en Excel

Las listas personalizadas en excel son conjuntos de datos que siguen algún tipo de orden. Así por ejemplo las listas personalizadas más comúnmente utilizadas son los meses del año, los días de la semana, los puntos cardinales, calificaciones de estudiantes, etc…

Excel trae algunas listas personalizadas por defecto incluidas. En la imagen se muestran algunas de ellas.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Crear listas personalizadas en Excel

Podemos crear nuestras listas personalizadas para trabajar con ellas en Excel. Desde el menú “File” o “Archivo” en la versión de Excel 2010 y haciendo clic sobre “Options” u “Opciones” y a continuación en “Advanced” o “Avanzado”. Debemos localizar “Edit Custom Lists…” o “Editar listas personalizadas”.

Una vez dentro del asistente y haciendo clic sobre “Add” o “Añadir” se puede introducir los elementos de una lista personaliza. Cada vez que incluimos un elemento de la lista pulsaremos la tecla entrar para que nos coloque el elemento en una nueva línea. Así por ejemplo añadiremos los puntos cardinales para mostrar el procedimiento.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Ordenar mediante listas personalizadas en Excel

Las listas personalizadas pueden ser de utilidad para ordenar información que queremos representar en un gráfico.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Si nos fijamos en el gráfico de la imagen podemos observar que los datos aparecen representados pero los meses están ordenados alfabéticamente. Este tipo de ordenación no nos da una visión sencilla de la realidad. Para nuestro ejemplo habría sido mucho más visual representar en primer lugar Enero, después Febrero, y así sucesivamente. De esta manera cuando observáramos el gráfico tendríamos una visión más sencilla sobre la evolución de las ventas realizadas por Alfredo a lo largo del año.

Para poder ordenar los datos “mensualmente” vamos a hacer uso de una lista personalizada que ya existe en nuestra hoja de cálculo. Si no existiera tendríamos que crearla como se indica en los apartados anteriores.

El primer paso es seleccionar la lista que deseamos ordenar. Y después tendremos que utilizar la herramienta de ordenación que se encuentra en la cinta de opciones.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Una vez que accedemos al asistente de ordenación debemos elegir una ordenación personalizada. Una vez que hemos elegido el campo (etiqueta de columna o encabezado) por el que deseamos ordenar la lista elegiremos “Lista personalizada” o “Custom List”

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Y una vez dentro de las listas personalizadas podremos elegir nuestra lista de meses. También podríamos crear desde este punto la lista si es que no existiese.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

Elegiremos la lista que deseamos utilizar y haciendo clic en OK podremos comprobar como nuestros datos se han ordenado siguiendo la estructura de la lista personalizada. El resultado final nos ofrece una visión sobre las ventas de nuestro vendedor “Alfredo” mucho más fácil de interpretar ya que los datos del gráfico se muestran ordenados cronológicamente.

Listas personalizadas en Excel. Añadir nuestras propias listas.

La herramienta rellenar de Excel permite que con un simple clic las celdas adyacentes se rellenen con los datos correlativos.

Rellenar datos en Excel

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Cómo Rellenar datos en Excel

Excel presenta algunas funcionalidades que conviene conocer para hacer nuestro trabajo diario mucho mas productivo. La herramienta «Rellenar datos en Excel» o herramienta de relleno automático permite que con un simple clic o bien con un clic y arrastrando el ratón las celdas adyacentes  se rellenen con los datos correlativos. La mejor forma de entender este concepto es mediante un ejemplo.

Rellenar datos automáticamente de tipo número

Partiremos de dos celdas que contienen valores numéricos como se muestra en la imagen.

La herramienta rellenar de Excel permite que con un simple clic las celdas adyacentes se rellenen con los datos correlativos.
Seguidamente nos situamos en el vértice inferior derecho de la selección hasta conseguir que aparezca una cruz negra. En ese momento haremos clic izquierdo del ratón y sin soltar arrastramos tantas casillas como necesitemos. En este ejemplo llegaremos a 10.Finalmente soltamos el botón del ratón y las celdas se auto rellenan con los datos esperados.

La herramienta rellenar de Excel permite que con un simple clic las celdas adyacentes se rellenen con los datos correlativos.

Rellenar datos automáticamente de tipo Fecha

Lo mismo ocurre con las fechas. Si tenemos en una celda cualquiera dos fechas por ejemplo el 03-05-2016 y el 04-05-2016 y seleccionamos ambas, al poner el puntero del ratón encima del borde inferior derecho se activa la opción de relleno. Arrastrando podremos de forma automatizada cargar los datos de las fechas siguientes en las celdas contiguas.

La herramienta rellenar de Excel permite que con un simple clic las celdas adyacentes se rellenen con los datos correlativos.

 

Rellenar datos automáticamente de tipo texto

Igualmente se puede utilizar esta herramienta para rellenar datos que siguen una secuencia lógica. La secuencia «lunes, martes» se rellenara automáticamente con el resto de días de la semana. Lo mismo ocurre con meses como «mayo, junio…»

Mas adelante veremos como crear y gestionar listas personalizadas para poder añadir nuevas secuencias, por ejemplo, los puntos cardinales (Norte, Este, Sur, Oeste) o quizás las tareas repetitivas de un proyecto que gestionamos.

Las listas personalizadas también resultarán muy útiles para aplicar un orden determinado en gráficos.

«Los que emplean mal el tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad.»  Jean de la Bruyere

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos, constante, variable y campo calculado

Constante, variable, campo calculado en excel.

Escrito por Iván Antona en . Publicado en Excel Básico, Niveles Excel.

Qué es una constante variable en Excel

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos: constante, variable y campo calculado. Estos datos normalmente estarán contenidos en celdas. Para acceder a esos contenidos haremos uso de las referencias relativa, referencia absoluta o referencia mixta.

Constante, variable, campo calculado en excel.

– Constantes en Excel: Aquellos valores que no cambian a lo largo de la vida de nuestra hoja de calculo. Por ejemplo el IVA

– Variables en Excel: Son valores que a diferencia de las constantes si que cambian. Por ejemplo el valor de las ventas que realiza un comercial mensualmente.

– Campos calculados en Excel: Decimos que un campo es calculado cuando es resultado de una operación previa. Por ejemplo el salario anual de una persona que cobra 1200€ al mes en 14 pagas. Diremos que el campo calculado será igual a 1200€ x 14. Un campo calculado también se define como la celda o rango resultado o salida de una función de Excel.

Ejemplos Constante, variable, campo calculado en Excel.

En primer lugar el ejemplo del IVA. Encontramos en una hoja de cálculo una serie de productos sin IVA y queremos actualizar su precio final como precio más el precio con el IVA. Las constantes están muy fuertemente relacionadas con las referencias de tipo absoluto. Es decir con el formato $A$1 que hemos obtenido presionando F4. Y es así porque el valor no cambia a lo largo de la vida útil de la hoja. Es por ello que son constantes.

En cualquier hoja de Excel con la que trabajemos haremos referencia constantemente a tres tipos de datos, constante, variable y campo calculado

Podemos entender como variable el número de unidades vendidas. Por ejemplo en la primera fila (fila 2) podemos observar que el número de unidades vendidas es 5. Este dato es un valor variable. Cambia en cada fila. Dependerá de factores no controlables. A diferencia de las constantes que no cambian este dato puede variar y no podemos fijarlo. No debemos usar referencias absolutas con este tipo de datos.

En último lugar tenemos el Total como «Campo calculado» resultado de sumar al Subtotal el importe del IVA. Diremos que un campo es calculado cuando su resultado se obtiene de realizar alguna operación con otros valores de la hoja de cálculo.